Sebaik apapun rencana yang kamu siapkan, pasti ada kemungkinan munculnya hambatan-hambatan di luar prediksimu. Oleh karena itu, kamu perlu menyiapkan rencana cadangan atau contingency plan ketika membuat perencanaan terhadap suatu hal.
Daftar Isi
Apa yang Disebut dengan Contingency Plan?
Contingency plan merupakan istilah dalam Bahasa Inggris yang berarti rencana cadangan.
Beberapa orang menyebutnya sebagai rencana kontingensi, rencana darurat, dan yang paling terkenal adalah plan B.
Rencana kontingensi atau rencana cadangan, yaitu suatu perencanaan alternatif yang perlu kamu siapkan ketika rencana utama yang kamu buat mengalami kegagalan atau hambatan.
Pembuatan rencana cadangan ini juga sangat penting, terutama dalam kegiatan perusahaan pada saat ada perubahan yang tidak terduga, menurut buku berjudul Manajemen Keuangan karya Kariyoto.
Ketidakpastian dan kondisi pasar yang dinamis merupakan faktor utama yang bisa menjadi hambatan suatu rencana perusahaan.
Selain itu, kemunculan kompetitor juga semakin meningkatkan persaingan dalam menjalankan perusahaan.
Jadi, rencana kontingensi dapat menjadi salah satu bentuk mitigasi resiko yang baik.
Fungsi Contingency Plan
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari suatu rencana kontingensi yang perlu kamu ketahui:
- Penghematan waktu dan biaya, ketika backup plan sudah tersusun dengan baik, maka penanganan resiko terhadap kegagalan rencana utama akan semakin cepat. Sehingga, bisa menghemat waktu dan biaya.
- Menyelamatkan perusahaan, backup plan yang tersusun dengan matang akan bisa menyelamatkan perusahaan dari kondisi kritis yang terjadi akibat kegagalan pada rencana utama.
- Recovery lebih cepat, setiap kegagalan yang terjadi pada perusahaan pasti akan membuat perusahaan terpuruk. Namun, dengan adanya rencana kontingensi, maka pemulihan akan lebih cepat dan efisien.
- Meminimalisir resiko, rencana kontingensi merupakan backup plan yang menjadi bagian dari strategi mitigasi resiko perusahaan.
Cara Menyusun Contingency Plan?
Rencana kontingensi dari suatu perusahaan pasti berbeda-beda, antara satu dengan yang lainnya.
Hal ini menyesuaikan dengan karakteristik dan tujuan masing-masing perusahaan.
Berikut adalah beberapa cara umum yang bisa kamu ikuti dalam proses penyusunan rencana kontingensi atau backup plan:
Identifikasi dan Prioritisasi Sumber Daya Perusahaan
Dalam pembuatan rencana kontingensi, pertama kamu harus mencatat semua sumber daya yang kamu miliki di perusahaan. Sumber daya dalam perusahaan bisa berupa berbagai bentuk, seperti karyawan, aset bangunan, kendaraan, mesin-mesin produksi, dan masih banyak lagi.
Kemudian, buatlah skala prioritas dari masing-masing sumber daya tersebut, mana yang paling kamu butuhkan di perusahaan. Prioritisasi atau penentuan skala prioritas tersebut bertujuan untuk mengamankan aset yang paling penting dan krusial.
Temukan Kemungkinan Resiko
Contingency plan selanjutnya, kamu perlu menganalisis resiko apa yang mungkin akan menjadi penghambat dari bisnis atau usaha kamu.
Faktor penghambat tersebut bisa terjadi dari lingkungan internal maupun eksternal perusahaan.
Hambatan internal dapat berupa tidak lancarnya arus kas, sehingga bisa berdampak pada tingkat pencapaian revenue dan laba perusahaan. Selain itu, hambatan internal juga bisa terjadi ketika kebijakan dari perusahaan tidak memperhatikan aspek kontinuitas dan kesejahteraan karyawannya.
Sementara itu, hambatan eksternal menurut jurnal Analisis Faktor Penyebab Tidak Tercapainya Target Penjualan Pada PT Pida biasanya terjadi karena faktor bencana alam, seperti banjir, longsor, atau gempa bumi. Hambatan eksternal juga bisa terjadi karena kebijakan moneter Negara yang berada di luar kendali perusahaan.
Analisis Resiko Utama dan Buat Skenario
Setelah mengetahui apa saja resiko hambatan yang mungkin terjadi, selanjutnya kamu perlu menganalisis mana saja resiko hambatan yang paling utama. Maksud paling utama di sini, yaitu paling mungkin terjadi dan paling besar dampaknya bagi perusahaan.
Contoh, kamu menemukan bahwa resiko utama yang akan menghambat perusahaan yaitu target penjualan yang tidak tercapai sesuai ketentuan waktu. Setelah kamu mengetahui resiko utama tersebut, kamu harus membuat skenario faktor apa saja yang menyebabkan target penjualan yang tidak tercapai tersebut.
Faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab, yaitu tingkat produktivitas karyawan menurun, strategi pemasaran yang kurang tepat, persaingan harga yang kalah dengan kompetitor, atau kualitas produk yang perlu improvisasi lagi.
Contoh Bentuk Rencana Kontingensi
Agar semakin memahami apa yang disebut dengan contingency plan. Simak contohnya berikut ini:
Suatu hari, pabrik Jaya Makmur mengalami kebakaran yang terjadi akibat korsleting listrik. Dalam kondisi tersebut, berikut adalah beberapa plan B atau rencana kontingensi yang bisa kamu lakukan:
- Menghubungi pemadam kebakaran pada nomor (021) 783200005 untuk melaporkan insiden kebakaran pabrik.
- Memberitahukan insiden kebakaran tersebut kepada kepala departemen atau supervisor yang bertugas pada hari itu.
- Melakukan evakuasi pada karyawan yang masih berada di dalam gedung dan melakukan penanganan darurat pada karyawan yang terkena inhalasi asap.
- Kumpulkan karyawan yang sudah dievakuasi pada titik kumpul tertentu dan beri pengarahan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat terjadi kebakaran.
- Sambil menunggu pemadam kebakaran datang, lakukan proses pemadaman darurat menggunakan alat pemadam kebakaran yang tersedia di pabrik.
- Dalam kondisi kebakaran tersebut, seseorang harus menjadi pemegang komando. Pihak yang bisa menjadi pemegang komando, yaitu kepala departemen, supervisor, maupun karyawan lain yang ditunjuk.
Setelah mengetahui tentang contingency plan, kamu harus segera menerapkannya dalam perusahaan kamu.
Rencana kontingensi sangat membantu untuk menjaga eksistensi perusahaan kamu dan mengurangi dampak resiko yang mungkin terjadi akibat resiko utama!
