Dalam era teknologi yang terus berkembang, tidak ada waktu yang lebih tepat untuk mengoptimalkan efisiensi bisnis kamu dengan mengelola invoice secara digital sedini mungkin.
Pertanyaannya adalah kamu sudah melakukannya atau belum?
Dan bagi yang belum, kenapa masih ragu?
Menurut laporan dari Institut Ardent yang berjudul “The State of ePayables 2019: Driving Value in the Age of Intelligence” sih mengatakan bahwa perusahaan yang mengadopsi pengelolaan invoice secara digital dapat mengurangi waktu pemrosesan invoice hingga 70%, lho!
Apalagi, jika bisnismu ingin unggul dalam persaingan, kamu perlu meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, meningkatkan keamanan, dan mempermudah proses tukar faktur, salah satu cara terbaik untuk mencapai hal itu adalah dengan mengelola invoice secara digital.
Untuk menjawab keraguanmu, berikut ini ada 5 keuntungan mengelola invoice secara digital. Simak penjelasannya di bawah, ya!
Daftar Isi
Lebih Menghemat Biaya
Sederhananya, kamu bisa mengurangi biaya proses manual/fisik yang selama ini terjadi, seperti pembelian kertas, tinta printer, amplop, hingga biaya pengiriman.
Selain itu, kamu juga bisa mengurangi kebutuhan untuk menyimpan dan mengelola dokumen fisik dan pemeliharaan arsip. Wih, makin irit, kan?
Nah, berikut ada contoh perhitungan perbandingan antara pengeluaran pengelolaan invoice secara manual vs. digital perbulan:
Dari perhitungan di atas, pengelolaan secara digital lebih rendah kan?
Kamu juga akan lebih untung karena pengeluaran tersebut juga akan berguna dalam jangka panjang karena menghilangkan biaya percetakan, pengiriman, admin, dan penyimpanan.
Selain itu, pengelolaan invoice digital juga dapat memberikan efisiensi operasional yang lebih baik dan mengurangi risiko kesalahan manusia, yang pada gilirannya dapat menghemat biaya lebih lanjut.
Mempercepat Pemrosesan Invoice
Kalian pasti tahu kan metode konvensional sering kali terjadi seperti proses manual dan dokumen fisik yang membutuhkan waktu yang lama, mulai dari mencocokan, mencetak, mengirim, hingga pencatatan invoice serta pengiriman balik jika terjadi revisi/retur.
Nah, jika pengelolaan invoice secara digital, proses bisa dilakukan jadi lebih cepat.
Banyak tugas yang bisa dilakukan secara otomatis, mulai dari pembuatan invoice, pengiriman otomatis ke penerima dengan berbagai metode komunikasi digital, dan pencatatan & rekonsiliasi secara langsung di dalam sistem yang begitu mudah.
Biasanya, pembuatan invoice memakan waktu rata-rata 1 jam per invoice.
Dengan secara digital, waktu yang diperlukan untuk membuat invoice berkurang menjadi hanya sekitar 15 menit.
Dengan begitu, proses ini akan lebih menghemat waktu, jadi kamu bisa fokus ke pekerjaan yang lebih penting, deh!
Meminimalisir Kesalahan Manusia (Human Error)
Begini, biasanya pengelolaan invoice secara manual sering terjadi kesalahan, beberapa contohnya kesalahan mengetik, pengiriman alamat yang salah, keterlambatan penagihan, kerusakan dokumen saat pengiriman akibat kurir, dan lain sebagainya.
Nah, dengan pengelolaan invoice secara digital, risiko kesalahan tersebut bisa diminimalisir secara signifikan.
Pasalnya, sistem otomatis akan memverifikasi data secara akurat dan mengintegrasikan informasi ke dalam sistem pencatatan kamu. Jadi, lebih akurat, kan?
Biasanya, sistem pengelolaan invoice digital juga bisa memberikan kamu notifikasi saat terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian.
Misalnya, sistem akan memberitahu kamu jika ada penagihan ganda, nomor invoice yang salah, atau ketidaksesuaian lainnya.
Lebih Mudah Dilacak
Dengan secara digital, kamu bisa melacak invoice yang sedang diproses dengan mudah, bagaimana status pembayarannya, hingga bagaimana riwayat transaksinya.
Kamu bisa melihat deh apakah invoice sudah terkirim atau belum, dibayar atau belum, bahkan sudah dibaca atau belum, dan fitur lainnya.
Informasi yang mudah diakses, terprediksi dan terorganisir dengan baik ini akan memberikan kamu kendali yang lebih baik atas alur kasmu dan membantu meningkatkan efisiensi bisnis kamu secara keseluruhan.
Contoh sederhananya sih, misal invoice kamu bisa diakses melalui platform online atau portal khusus.
Nah pelanggan kamu bisa masuk ke akun mereka dan menemukan semua invoice yang terkait dengan transaksi mereka.
Ini memberikan akses yang mudah dan cepat ke semua informasi terkait dengan tagihan mereka.
Tingkat Keamanan Lebih Tinggi
Dengan cara manual, terdapat data sensitif yang bisa dilihat oleh semua orang yang rawan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, seperti informasi pelanggan, rincian pembayaran, dan detail keuangan lainnya.
Sementara, jika kamu mengelola invoice secara digital, data kamu akan disimpan secara elektronik.
Hal ini umumnya karena dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, pengamanan akses di role tertentu, dan bisa diakses dimanapun untuk akun yang terdaftar saja.
Lebih menariknya, pengelolaan invoice online sering dilengkapi dengan fitur backup dan pemulihan data.
Jadi, data invoice bisa dicadangkan secara teratur dan disimpan di tempat yang aman.
Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya kegagalan perangkat keras atau bencana alam, kamu bisa memulihkan data kamu dengan cepat dan mencegah kehilangan informasi yang berharga, deh.
Demikianlah 5 keuntungan yang akan kamu dapatkan jika mengelola invoice secara digital.
Nah, sekarang kamu udah bisa memutuskan belum mau mengelola invoice digital atau tetap mau pakai cara yang lama?
Yuk, pastikan bahwa bisnis kamu lebih hemat waktu, uang, dan tenaga dengan mengelola invoice secara digital.
Dapatkan juga arus yang lebih lancar dan mengurangi risiko kesalahan manusia!
Baca juga: Bisnis Lebih Untung, Bayar Invoice Pakai Kartu Kredit
