Profesi asisten pribadi maupun sekretaris sudah umum di dunia profesional. Lantas bagaimana dengan Virtual Assistant (VA)?
Faktanya, profesi ini semakin banyak dicari berkat kemajuan teknologi yang memungkinkan pekerjaan administratif diselesaikan secara remote atau jarak jauh.
Hal tersebutlah yang membuat VA disukai karena lebih praktis dan efisien.
Hanya bermodalkan aplikasi pesan online seperti Whatsapp, maka klien dan VA bisa terhubung dengan mudah untuk membicarakan tugas yang perlu dikerjakan.
Klien yang membutuhkan jasa VA asalnya bervariasi.
Mulai dari agensi digital marketing, agen real estate, hingga firma hukum, yang membutuhkan bantuan dalam mengelola tugas-tugas administratif agar bisa fokus ke tugas intinya.
Daftar Isi
Pengertian Virtual Assistant
Terlihat dari namanya, asisten virtual merupakan jenis pekerjaan untuk membantu klien menyelesaikan administratif bisnisnya secara online.
Kebanyakan VA bekerja secara lepas sebagai freelancer, sehingga bisa memiliki lebih dari satu klien dalam satu waktu.
Namun, VA juga bisa bergabung dengan perusahaan sebagai pegawai full-time yang bekerja secara remote.
Umumnya, orang yang bekerja sebagai VA sudah berpengalaman dalam memberikan pelayanan administratif.
Seiring terbukanya kesempatan, VA semakin memperluas ranah pekerjaan ke arah digital marketing.
Kemampuan yang berhubungan dengan digital marketing seperti pengelolaan media sosial, manajemen konten, desain grafis, hingga penulisan blog post, juga dapat dikerjakan oleh asisten virtual yang berpengalaman di bidang tersebut.
Macam-macam Tugas VA
Jenis pekerjaan yang bisa diselesaikan oleh seorang asisten virtual cukup variatif, tidak ada tugas mutlak sehingga menyesuaikan dengan keahlian yang dikuasai serta permintaan dari klien.
Walau begitu, umumnya kamu akan menemukan asisten virtual mengerjakan tugas berikut:
Tugas Administratif
Asisten virtual bisa berperan sebagai seorang admin yang mengatur jadwal meeting, mengorganisir kalender, menjawab panggilan telepon, hingga mengurus administrasi perjalanan dinas.
Asisten Pribadi
Seorang VA juga menerima permintaan untuk bekerja sebagai asisten pribadi yang mengatur jadwal klien di luar agenda kantor.
Asisten virtual akan membantu klien memesan tiket pesawat serta akomodasinya untuk liburan keluarga hingga membeli hadiah untuk teman klien.
Tipe pekerjaan pribadi yang tidak sempat klien selesaikan sendiri karena terlalu sibuk, asisten virtual bisa membereskan hal itu.
Pembukuan
Asisten virtual yang ahli dalam pengelolaan finansial akan menawarkan jasa pembukuan.
Kamu yang butuh bantuan untuk pekerjaan yang berhubungan dengan pembukuan seperti melacak arus kas perusahaan, membuat anggaran, hingga melakukan transaksi bisnis, bisa hire seorang VA.
Penginputan Data
Tugas yang satu ini krusial karena menjadi bukti untuk berbagai data yang ada.
Seorang asisten virtual akan melakukan pengecekan akurasi data, menyusun data, hingga menghapus salinan data yang tidak penting.
Customer Service
Asisten virtual juga bisa berperan sebagai customer service untuk kontak penghubung pertama antara pelanggan dengan perusahaan.
Tugas seperti menanggapi keluhan hingga memberikan tutorial kepada pelanggan yang menghubungi bisa VA lakukan.
Namun, bila sudah menyinggung permasalahan spesifik, asisten virtual akan meneruskannya kepada pihak yang berwenang di perusahaan terkait.
Manajemen Konten
Mengoperasikan editorial konten memerlukan waktu yang tidak sedikit.
Asisten virtual dapat membantu untuk hal-hal seperti mengorganisir sumber penulisan konten hingga mengelola kalender produksi konten.
Riset dan Analisis Data
Analisis data memerlukan riset terlebih dahulu untuk mengumpulkan informasi bisnis yang dibutuhkan.
Asisten virtual bisa menghemat waktu kamu di bagian ini, mereka akan riset pasar beserta performanya agar bisa mendapatkan data yang dibutuhkan dalam analisis pengoperasian bisnis.
Cara Menjadi VA
Jika kamu tertarik bekerja sebagai seorang Virtual Assistant, kamu setidaknya harus menguasai deretan skill ini terlebih dahulu:
- Komunikasi lisan dan tulisan
- Paham mengoperasikan aplikasi komunikasi online seperti e-mail, Zoom, Whatsapp, hingga Google Meet
- Pandai memanajemen proyek secara online dengan aplikasi seperti Trello dan Notion
- Menguasai Microsoft Office
- Menguasai media sosial seperti Instagram
- Teliti dalam bekerja
- Tepat mengambil keputusan
Kemampuan di atas akan membantu kamu memiliki daya jual atau value yang tinggi sebagai seorang asisten virtual.
Lalu, kamu bisa melakukan langkah-langkah berikut ini untuk memulai karir sebagai asisten virtual:
- Tentukan jenis servis yang ingin ditawarkan
- Pasang tarif pemula untuk menarik klien, mulai dari Rp270 ribu per jam
- Bangun personal branding dengan membuat website
- Lamar ke lowongan VA yang tersedia di situs freelance, misalnya Fiverr dan Upwork
- Terus tingkatkan keahlian dan spesialisasi jasa
- Susun portofolio untuk menarik lebih banyak pelanggan
Cara Mempekerjakan Virtual Assistant
Bagi kamu pemilik bisnis yang sedang memerlukan jasa VA, maka kamu bisa melakukan langkah-langkah berikut ini:
Jelaskan Ekspektasi Pekerjaan Secara Rinci
Kamu perlu membuat daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan dan menjadi perhatian asisten virtual.
Pastikan kamu menjelaskan dengan rinci tingkat prioritas dan tenggat waktu tiap pekerjaannya.
Tetapkan Alur Pertanggungjawaban
Kamu bisa menunjuk seorang manajer untuk menjadi penanggung jawab saat asisten virtual ingin melaporkan progres pekerjaan maupun bertanya terkait tugasnya.
Buat Anggaran Khusus VA
Kamu bisa menetapkan budget minimum maupun budget maksimal untuk asisten virtual yang memegang pengelolaan finansial, sehingga pengelolaannya tidak keluar dari kesepakatan.
Unggah Lamaran Pekerjaan
Tulis dengan rinci tanggung jawab dan detail informasi yang perlu diketahui calon VA, lalu unggah ke situs seperti LinkedIn, Fiverr, hingga Upwork, yang dibuat untuk dunia pekerjaan profesional dan pekerja lepas.
Itu dia seluk beluk mengenai pekerjaan VA atau asisten virtual yang menarik untuk diketahui. Tertarik untuk menjadi Virtual Assistant, atau malah tertarik menggunakan jasa Virtual Assistant?
