Email menjadi salah satu alat komunikasi tertulis yang sering dipakai dalam bisnis.
Berkomunikasi melalui email sejatinya sama seperti berbicara secara langsung dengan lawan bicara.
Diperlukan etika dan sopan santun dalam bertutur kata agar komunikasi yang terjalin menjadi lebih maksimal.
Namun, kesalahan dalam penulisan email masih sering kali kita temui. Apa saja kesalahan umum dalam penulisan email?
Daftar Isi
Melupakan Salam
Layaknya berbicara secara langsung dengan lawan bicara, dalam penulisan email juga diperlukan adanya salam pembuka (greetings, dear, good morning, dll) dan salam penutup (thank you, regards, dll). Kamu bisa menggunakan sapaan yang formal atau menggunakan bahasa kasual dengan rekan kerja yang sudah lama kenal.
Penggunaan All Caps Lock
Menulis dengan huruf besar bagaikan berteriak pada orang yang membacanya. Menurut Boomerang Study penggunaan huruf besar pada email hanya mendapatkan respon sebanyak 30 persen.
Hindari penggunaan all caps lock pada email yang kamu buat. Gunakan huruf besar hanya pada tatanan tertentu saja, seperti huruf pertama pada awal kalimat, nama orang atau nama tempat.
Weird Fonts
Hindari penggunaan font yang tidak lazim. Meskipun kamu ingin tampil kreatif, pilihan font yang “ajaib” dapat membuat orang kesulitan membacanya sehingga tidak merespons email yang kamu kirimkan. Times New Roman, Arial, Calibri adalah beberapa font yang umum dipakai untuk kebutuhan tulis-menulis email.
Tanda Baca yang Tidak Tepat
Email seharusnya mudah untuk dibaca. Tanda baca merupakan salah satu faktor penting untuk memudahkan penerima mengerti isi dari email yang kamu kirimkan. Hindari mengakhiri kalimat dengan tanda seru (!) meski isinya penting. Tanda ini mengandung makna perintah dan penerjemahannya dalam dunia kerja bisa sangat sensitif. Sebelum mengirim email, cek kembali apakah masih ada kalimat yang typo atau tidak.
Late Night Email
Tunda pengiriman email di malam hari yang mengambil waktu istirahat kamu. Bila sangat mendesak, kamu bisa menulis terlebih dahulu draft email dan mengatur schedule send untuk pagi hari.
Mungkin saja rekan kerja kamu juga tidak senang mendapatkan notifikasi dan email masuk di malam atau dini hari. Sangat bagus untuk memiliki semangat kerja namun melebihi waktu kerja dapat mengirimkan kesan kurang profesional.
Belum lagi ditambah adanya kesalahan penulisan pada email yang cenderung lebih banyak dan sulit terdeteksi kalau mengirimkannya di malam hari.
Bayangkan untuk mengirimkan sebuah email dan lalu mengirim email lagi dan meminta maaf karena ada kesalahan dari email sebelumnya.
Kamu pernah melakukan kesalahan penulisan email seperti di atas? Mulai sekarang, pilihlah waktu yang tepat di mana secara emosional, kamu tidak merasa letih atau mengantuk.
Sehingga tanda baca, penulisan nama dan isi bisa dituliskan dengan benar.
Hindari menulis secara kreatif dengan bereksperimen dengan font atau bermain kata-kata.
Keep things short and simple. Dengan demikian, kamu akan terhindar dari kesalahan penulisan email yang sering terjadi.
