Dalam transaksi jual-beli, penting sekali adanya dokumentasi terhadap setiap transaksi seperti surat kirim dan terima barang, surat permintaan barang dan juga tanda terima pembayaran.
Sebuah dokumen tertulis akan memudahkan kedua belah pihak ketika melakukan transaksi dan juga pencatatan bisnis mereka.
Untuk itu, apabila saat ini kamu sedang membangun sebuah bisnis maka kamu harus pastikan bahwa dokumen bisnis kamu sudah lengkap dan tersimpan dengan baik.
Mengapa?
Hal ini dikarenakan dokumentasi bisnis memiliki kekuatan hukum yang bisa dijadikan bukti valid apabila ada masalah dengan supplier ataupun klien.
Daftar Isi
Apa itu tanda terima pembayaran?
Dalam dunia bisnis ada banyak jenis surat tanda terima misalnya surat tanda terima barang, surat tanda terima dokumen, dan surat tanda terima untuk pembayaran tentunya.
Dalam praktiknya, surat tanda terima pun bisa dibagi menjadi beberapa macam tergantung dari kebutuhan.
Contoh:
Kamu merupakan pemilik dari sebuah perusahaan event organizer (EO), dan saat ini kamu mendapatkan projek untuk menyelenggaran pesta ulang tahun klien kamu.
Biasanya, sistem pembayaran tagihan untuk penyelenggara acara seperti ini dibagi menjadi beberapa tahap atau dengan kata lain tidak langsung penuh.
Jika seperti itu, kamu bisa membuat beberapa jenis tanda terima untuk pembayaran sesuai dengan termin yang disetujui.
Apabila proses pembayarannya dibagi dua maka kamu harus membuat tanda terima uang muka dan juga tanda terima pelunasan.
Komponen Tanda Terima
Untuk membuat tanda terima yang baik, pastikan kamu mengikutsertakan poin-poin dibawah ini:
- Kop surat perusahaan
Setiap tanda terima harus memuat kop surat perusahaan agar dokumen lebih meyakinkan mengingat bahwa kop surat mewakili identitas perusahaan.
- Rincian penerima
Tuliskan secara rinci tanda terima ini dibuat untuk siapa, misalnya nama klien, alamat dan nomor telepon.
- Nomor tanda terima
Demi memudahkan proses dokumentasi maka setiap tanda terima wajib diberikan nomor tanda terima.
- Hari, tanggal, bulan dan tahun pembayaran dilakukan
Sama seperti di surat-surat lainnya, menyantumkan hari, tanggal, bulan dan tahun merupakan hal yang wajib dilakukan.
- Keterangan pembayaran (Pembayaran penuh, uang muka, atau pelunasan)
Sangat penting untuk memberikan keterangan sifat pembayaran yaitu uang muka, termin, pelunasan ataupun pembayaran penuh.
- Nominal uang yang dibayarkan beserta terbilang
Tuliskan nominal yang dibayarkan dan terbilang agar menghindari kesalahan dalam penulisan angka misalnya saja kelebihan nol dan lain sebagainya.
- Keterangan pembayaran (untuk apa uang tersebut diberikan)
Kemudian tuliskan keterangan untuk apa uang tersebut dibayarkan, misalnya: pembayaran 1 unit TV 42 inch dan lain sebagainya.
- Tanda tangan pengirim
- Tanda tangan penerima
Contoh Tanda Terima Pembayaran
Tanda Terima Uang Muka
Tanda Terima Pelunasan
Tanda Terima Termin (Bertahap)
Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice
Jika dilihat sekilas dari komponennya mungkin invoice dan tanda terima pembayaran terkesan mirip, namun sebenarnya keduanya sangatlah berbeda.
Perlu digaris bawahi bahwa fungsi utama sebuah invoice adalah sebagai dokumen penagihan terkait barang atau jasa yang dibeli oleh klien.
Oleh karena itu, biasanya di invoice terdapat satu komponen yang tidak ada di tanda terima yaitu tanggal jatuh tempo.
Tanggal jatuh tempo di invoice menandakan bahwa pembayaran maksimal adalah ditanggal tersebut.
Berbeda dengan invoice yang diterbitkan sebelum adanya proses pembayaran, tanda terima pembayaran baru akan diterbitkan atau diberikan kepada klien ketika pembayaran telah selesai dilakukan.
Jadi jika dijelaskan secara bertahap adalah klien akan menerima invoice terlebih dahulu lalu kemudian klien melakukan pembayaran atau tagihan invoice, baru setelah itu klien akan menerima tanda terima atas pembayaran tersebut.
Fungsi Tanda Terima
Beberapa fungsi dari tanda terima, diantaranya:
Bukti yang valid secara hukum
Seperti yang sudah dibahas secara singkat sebelumnya bahwa salah satu fungsi dari tanda terima adalah sebagai bukti yang berlaku atau valid secara hukum.
Bagaimanapun juga setiap transaksi harus memiliki catatan yang bisa dipertanggungjawabkan agar apabila ada permasalahan dikemudian hari kedua belah pihak bisa memiliki pegangan yang bisa dijadikan bukti transaksi.
Salah satu permasalahan yang sering muncul terkait pembayaran adalah salah satu pihak merasa bahwa proses pembayaran belum dilakukan sedangkan kenyataannya sudah.
Hal ini sangat lumrah terjadi karena adanya kesalahpahaman dikedua belah pihak, dan jika hal ini terjadi maka tanda terima menjadi dokumen yang akan sangat membantu untuk menyelesaikan kesalahpahaman tersebut.
Dokumentasi Internal
Setiap bisnis pasti memiliki pencatatan internal terkait proses keluar-masuknya uang perusahaan.
Tanda terima sangat dibutuhkan untuk menjaga proses dokumentasi transaksi perusahaan tetap tersusun rapi.
Selain itu, tanda terima juga sangat berguna bagi projek-projek yang memberlakukan sistem termin atau pembayaran bertahap.
Dengan adanya tanda terima kamu bisa dengan mudah melakukan pelacakan proses pembayaran sudah sampai di termin ke berapa.
Itulah beberapa penjelasan tentang tanda terima pembayaran yang perlu kamu ketahui.
Pastikan untuk melengkapi seluruh dokumen transaksi agar proses pembukuan atau penyusunan laporan keuangan bisa dilakukan dengan lancar.
Berbicara mengenai laporan keuangan, saat ini KoinWorks menghadirkan Neo sebagai layanan keuangan digital eksklusif yang diperuntukan untuk membantu kamu dan bisnismu.
Di KoinWorks Neo kamu bisa mengakses rincian, laporan dan analisis keuangan bisnis dengan mudah.
Kenali Neo lebih dalam di sini.
