Invoice: Penjelasan Lengkap dan Cara Buat Invoice Online

Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam transaksi jual beli. 

Invoice merupakan dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual untuk pembeli yang didalamnya terdapat berbagai informasi terkait transaksi jual beli mulai dari harga sampai dengan tanggal pembayaran. 

Seringkali orang masih sulit membedakan antara invoice dengan nota ataupun kwitansi.

Perbedaan yang paling mudah dipahami adalah invoice bisa digunakan sebagai dokumen pajak sedangkan nota ataupun kwitansi tidak.

Fungsi Invoice

Fungsi utama dari sebuah invoice adalah sebagai dokumen penagihan yang sah secara hukum yang dikirimkan oleh pihak penjual kepada pembeli. 

Selain itu,invoice tagihan yang belum terbayarkan juga bisa dijadikan sebagai dokumen atau surat piutang bagi perusahaan yang menerbitkan.

Jenis Invoice

Invoice Proforma

Invoice ini merupakan invoice sementara karena biasanya diterbitkan ketika pengiriman produk atau pengerjaan proyek belum selesai sepenuhnya. 

Invoice proforma nantinya akan digantikan oleh invoice asli yang akan dikirimkan ketika pekerjaan sudah selesai.

Invoice Biasa

Invoice biasa atau standar merupakan jenis invoice yang paling sering digunakan.

Invoice ini memiliki format atau komponen yang sederhana seperti nama barang, kuantitas, dan harga jual.

Invoice Konsuler

Jenis invoice yang satu ini bisa dikatakan sebagai invoice eksklusif karena hanya digunakan untuk transaksi jual beli antar negara saja.

Yang harus diperhatikan adalah invoice ini harus mendapatkan persetujuan dari bank dikedua negara yang melakukan transaksi. 

Apabila tidak mendapat persetujuan atau pengesahan oleh kedua negara maka dikhawatirkan produk yang dikirimkan akan mendapat kesulitan ketika tiba di negara tujuan.

Komponen Invoice

Sebuah dokumen bisa dikatakan invoice apabila mengandung beberapa komponen dibawah ini:

• Kop Surat
• Tempat dan Tanggal Invoice
• Rincian Pembeli 

Rincian pembeli berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email dan lain sebagainya.

• Nomor Urut Invoice

Keberadaan nomor urut di sebuah invoice sangatlah penting untuk menjadi pembeda antara invoice satu dan lainnya. Biasanya, nomor urut invoice akan mencantumkan keterangan nomor transaksi, kode tagihan, bulan tagihan, dan tahun. 

Memang tidak ada peraturan baku mengenai penomoran invoice namun pada umumnya informasi-informasi tersebut yang dijadikan nomor invoice. Contoh nomor invoice: 123/INV-ABC/X/21

• Nomor PO (Purchase Order)

Purchase order merupakan dokumen pembelian atau pemesanan yang dikirimkan pembeli kepada penjual. Dokumen PO biasanya memiliki nomor urut dan juga informasi produk, harga dan jumlah barang yang dipesan. 

Untuk melakukan sebuah penagihan ke konsumen biasanya pihak penjual akan mengirimkan invoice beserta salinan PO.

Untuk mempermudah agar dokumen tidak tertukar maka nomor PO akan dimuat di dalam invoice

• Nomor Surat Jalan / Delivery Order

Ketika penjual mengirimkan produk kepada pembeli maka penjual akan menyertakan surat jalan yang juga berfungsi sebagai tanda terima.

Pembeli akan mencocokkan jumlah ataupun jenis barang yang tertulis di surat jalan dengan barang yang sampai. 

Sama seperti PO, salinan surat jalan ini juga akan dilampirkan bersamaan dengan salinan PO, begitu pula dengan nomor surat jalan yang akan tuliskan di invoice.

• Rincian Barang

Informasi utama yang sudah pasti harus ada di invoice adalah rincian barang. 

Rincian barang disini berupa nomor urut barang, nama barang, kuantitas, dan harga.

• Subtotal

Kolom subtotal berada di bagian bawah invoice. Subtotal atau jumlah keseluruhan dibagi menjadi dua yaitu jumlah kuantitas secara keseluruhan dan jumlah harga barang yang akan ditagihkan.

• Potongan Harga

Sebuah invoice biasanya mencantumkan kolom khusus untuk potongan harga. Apabila harga jual barang sudah net dan tidak ada potongan harga maka kosongkan kolom potongan harga.

• Biaya pengiriman

Kolom biaya pengiriman juga diisi tergantung kebutuhan, apabila biaya pengiriman akan ditagihkan secara terpisah atau ditanggung oleh penjual  maka kolom ini juga bisa dikosongkan.

• Biaya PPn

Pajak Pertambahan Nilai atau PPn merupakan pajak wajib yang dikenakan terhadap penjualan barang. 

Besaran PPn adalah 10%, oleh karena itu biaya yang akan ditagihkan kepada konsumen adalah total harga beli produk ditambahkan 10%.

• Total Biaya

Total biaya merupakan angka akhir atau angka final yang akan ditagihkan ke konsumen.

Contoh : Total harga produk adalah 1 juta rupiah, maka nilai invoice akan menjadi 1.1 juta rupiah setelah ditambahkan Pajak Pertambahan Nilai (PPn)

• Jatuh Tempo Pembayaran

Apabila invoice dikirimkan sebelum pembayaran maka wajib mencantumkan tanggal jatuh tempo tagihan agar konsumen bisa mengetahui kapan batas waktu melakukan pembayaran.

• Akun Bank

Untuk memudahkan konsumen dalam melakukan pembayaran, masukan informasi akun bank penerima mulai dari nama bank, nama akun penerima, nomor rekening dan juga cabang bank.

• Tanda Tangan

Tanda tangan pada invoice bisa dalam bentuk digital ataupun secara langsung.

Buat Invoice Online

Canva

Cara buat invoice online pertama adalah dengan menggunakan platform desain online canva.

• Langkah pertama adalah akses website canva
• Setelah itu pastikan untuk membuat akun terlebih dahulu
• Kemudian ketik invoice di kolom pencarian dan secara otomatis kamu akan diarahkan untuk memilih jenis invoice apa yang kamu inginkan.

• Pilihlah bisnis invoice untuk buat invoice online dengan tampilan yang lebih formal
• Kemudian kamu akan diarahkan ke template invoice yang kamu pilih. Di sini kamu bisa mengedit semua konten yang ada di dalam form termasuk kop surat, foto, jenis font, gambar dan lain sebagainya sesuai kebutuhan kamu.

• Apabila kamu sudah selesai membuat invoice, kamu bisa langsung pilih menu anak panah ke bawah untuk mengunggah invoice tersebut. Kamu bisa memilih format apa yang kamu butuhkan seperti pdf, jpg, dan lain sebagainya.

• Dokumen invoice secara otomatis telah tersimpan di komputer kalian.

Sleekr

Apabila kamu membutuhkan invoice yang sederhana dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya, maka kamu bisa buat invoice online kilat di Sleekr.

• • Masuk ke web https://invoice.sleekr.co/

• Kamu akan diarahkan langsung ke template invoice. Disini kamu tinggal memasukkan seluruh informasi dasar sesuai dengan kolom yg tersedia.

• Dibagian bawah terdapat kolom deskripsi yang juga harus kamu lengkapi, apabila kolom yang tersedia ternyata tidak cukup maka kamu bisa mengklik bagian tambah baris. Setelah selesai klik preview untuk melihat invoice tersebut sebelum di print

• Setelah itu kamu bisa melihat tampilan invoice yang kamu buat, dan apabila kamu ingin mengirimkan invoice tersebut langsung ke konsumen maka kamu bisa klik kirim

• Pesan email akan secara otomatis terbuat, tapi kamu juga masih bisa menggantinya apabila memang ada kalimat yang kurang sesuai ataupun yang harus kamu tambahkan.

Invoice Quick

Satu lagi aplikasi yang bisa memudahkan kamu untuk buat invoice online adalah Invoice Quick.

• Untuk mulai buat invoice online, masuk ke halaman utama Invoice Quick
• Pilih menu Free Invoice Generator

• Kemudian isi kolom dengan data yang sesuai dengan data perusahaan kamu dan juga pihak yang akan kamu tagih.

• Kemudian dibagian bawah terdapat kolom untuk rincian produk atau jasa yang akan ditagihkan termasuk kolom penambahan pajak yang bisa kamu tentukan sendiri jenis dan besarannya sesuai dengan kebutuhan. Jika sudah lengkap, kamu bisa klik preview di bagian kanan bawah.

• Jika invoice dirasa sudah sesuai kamu bisa klik download invoice ataupun kirim invoice secara langsung ke email kamu.

Invoice memiliki kedudukan yang penting dalam dunia bisnis, oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui bagaimana cara membuat invoice yang benar agar dokumen invoice kamu valid dan dapat diakui.

Satu hal lagi yang tidak kalah penting dalam dunia bisnis adalah ekspansi bisnis.

Untuk merambah pasar lebih besar demi menghasilkan keuntungan yang lebih banyak maka sebuah usaha perlu melakukan ekspansi.

Namun, dalam praktiknya ini tidaklah mudah karena perusahaan harus stabil terlebih dahulu dan juga membutuhkan modal usaha tambahan.

Untuk itu KoinWorks hadir dengan produk KoinBisnis yang menjadi solusi pinjaman modal usaha para pejuang bisnis.

Cari tahu lebih banyak tentang KoinBisnis di sini.