Cara Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) – Setiap kali menjalankan suatu usaha atau bisnis, penting hukumnya untuk menyusun sebuah Standard Operating Procedure (SOP).
Apa itu Standard Operating Procedure atau SOP?
Biasanya SOP berbentuk dokumen yang isinya berkaitan dengan beragam prosedur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, sehingga bisa mendapatkan hasil yang paling efektif.
Adapun, sebuah bisnis akan sulit untuk menjalankan tugas dari setiap steakholder yang ada jika tidak ada sebuah SOP.
Secara umum, adanya penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini, adalah untuk memudahkan, merapihkan, hingga menertibkan jalannya pekerjaan dari awal hingga akhir.
Tanpa adanya SOP, sebuah bisnis bisa berjalan tanpa arah dan tujuan, bagaikan mengendarai mobil ke suatu tempat yang belum pernah didatangi tanpa navigasi.
Daftar Isi
1. Makna dan Fungsi SOP
Standard Operating Procedure atau SOP adalah suatu paket dari proses kerja yang dibuat dengan langkah yang sudah distandarkan serta harus diikuti sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Dari sini dapat diartikan bahwa SOP ini akan memberikan jejak arsip perusahaan serta memberi keseragaman tindakan operasional.
Oleh sebab itu, setiap perusahaan bisa memiliki SOP yang berbeda tergantung dari karakter perusahaan tersebut.
Sayangnya, ada banyak perusahaan yang membuat SOP secara tidak benar sehingga SOP hanya tidak lebih dari kertas berserakan di atas rak.
Sebelum kamu belajar tentang bagaimana SOP itu disusun, lebih baik tahu fungsi SOP.
Berikut fungsinya;
SOP sebagai rujukan knowledge base
Ya, SOP bisa digunakan sebagai rujukan knowledgebase untuk kegiatan operasional yang selalu mengalami perbaruan.
Tindakan pekerjaan seperti pemasaran, pengiriman barang, penjualan dan lain-lain harus dijalankan secara tersturktur dan rapi serta selalu merujuk pada SOP.
SOP sebagai arsip pelacakan
SOP merupakan bukti otentik bagi semua alur pekerjaan yang memang membutuhkan arsip.
SOP juga bisa dijadikan standar penilaian saat terjadi audit.
Artinya, dari SOP ini akan terbentuk arsip pelacakan untuk menilai kinerja serta sistem kerja suatu perusahaan.
2. Cara Membuat Standard Operating Procedure (SOP)
Tahukah kamu? kalau penyusunan sebuah SOP sebenarnya telah diatur dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008.
Nah, dalam aturan tersebut, disebutkan kalau pembuatan SOP harus memenuhi prinsip kemudahan dan kejelasan, serta efisiensi, efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan, terhadap hukum dan kepastian hukum.
Lalu, apa saja cara yang bisa kamu gunakan untuk menyusun sebuah SOP?
Berikut anjuran yang ada di dalam PERMENPAN:
Baca Juga: Tips Mendirikan Startup dan Mendapatkan Investor
- Membuat susunan kerja, untuk menjadi pondasi utama yang akan mempengaruhi kualitas SOP ke depannya.
- Merencanakan alur proses, dengan membahas hal-hal yang berkaitan dengan penentuan format SOP, template, dan bagaimana SOP tersebut bisa diakses.
- Wawancara setiap karyawan, untuk mengetahui aktivitas yang mereka lakukan, dan bagaimana mereka melakukan pekerjaannya.
- Setelah wawancara, membahas dan menuliskan SOP bersama dengan pihak-pihak yang terkait. Tujuan dari hal ini adalah, unutk mengetahui celah atau ketidaksesuaian peraturan dengan SOP yang ditulis. Jika SOP yang ditulis sudah tepat, maka setelahnya dapat disosialisasikan kepada karyawan dan pihak terkait lainnya.
- Setelah SOP ditulis, disetujui dan disebarkan kepada semua pihak, maka perlu pelatihan agar SOP bisa dijalankan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.Lalu, lakukan juga evaluasi selama 6-12 bulan ke depan. Melalui evaluasi tersebut, kamu akan bisa mengetahui hal-hal yang kurang efektif, jadi bisa menambahkan/menghilangkan dan menggantinya dengan yang baru.
3. Membuat SOP untuk Restoran/Rumah Makan
Selanjutnya, kita akan membahas bagaimana cara membuat Standard Operating Procedure yang sesuai dengan masing-masing usaha. Pertama, mari lihat lebih lengkap tentang cara membuat SOP untuk restoran.
Apa saja yang perlu diperhatikan?
1. Membuat Standar Penyajian Makanan
Berhubung restoran adalah bisnis yang langsung berkaitan dengan makanan, maka kamu harus mematuhi ketentuan dan UU yang datang dari departement kesehatan.
SOP tertulis yang bisa kamu buat adalah mulai dari bahan baku makanan, cara memasak, penyajian hingga penyimpanan bahan baku.
Selain itu perhatikan juga perihal sanitasi, dan pastikan semua terpantau dengan baik.
Menurut departemen kesehatan, sudah menentukan standar persyaratan sanitasi untuk restoran yaitu salah satunya mengenai tempat mencuci peralatan.
Air untuk mencuci perlengkapan harus dilengkapi air panas dengan suhu 40C 80C dan air dingin yang bertekanan 15 psi (1,2 kg/cm2).
2. Adanya Protokol Persiapan Memasak
Kamu bisa menulis mencakup hal berikut yaitu, pemanasan, pendinginan, pelabelan, kebersihan hingga mencegah bakteri dari bahan baku.
Biasanya hal-hal di atas sudah tertulis dari departemen kesehatan, namun kamu bisa mengembangkan SOP nya.
3. SOP Pelayanan
Tidak hanya dalam hal makanan, tapi sebuah restoran juga harus memiliki standard operating procedure yang baik untuk bagian pelayanan.
Dalam sebuah restoran, pelayanan yang baik penting adanya karena bisa menjadi pengalaman yang baik untuk pelanggan.
Hal ini tidak hanya termasuk pelayan, tetapi juga dekorasi, musik hingga suhu.
Maka dari itu, Staf Front/Back of House bisa mengikuti SOP berikut:
Front of House
Bertanggung jawab untuk mengurus kebutuhan pelanggan, termasuk tempat duduk, pesanan mereka, mengisi gelas (jika ada), mengantarkan makanan yang sudah siap, dan memastikan makanan serta layanan telah diterima secara memuaskan.
Back of House
Bertanggung jawab untuk memesan dan menyimpan bahan baku atau inventaris lainnya, menyiapkan bahan, melaksanakan pesanan, dan menjaga dapur tetap bersih sepanjang shift dari buka, hingga restoran tutup.
4. Membuat SOP untuk Toko Online
Walaupun toko online terbilang usaha yang hanya dilakukan melalui jaringan internet, tapi bukan berarti kamu tak memiliki SOP.
Berikut ini SOP yang harus dipenuhi jika kamu menjalankan toko online.
Memberikan Kemudahan Konsumen untuk Mendapatkan Informasi yang Lengkap
Cara membuat SOP untuk toko online yang pertama terkait dengan kemudahan dan kelengkapan informasi untuk konsumen.
Adapun informasi yang jelas dan lengkap adalah salah satu hal yang dibutuhkan oleh para konsumen.
Jika konsumen mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya, maka mereka akan merasa puas dan yakin untuk berbelanja di toko online milik kamu.
Kalau para konsumen sudah merasa puas dan senang berbelanja di toko online kamu, bukan tak mungkin mereka mungkin akan menjadi pelanggan loyal yang terus menerus belanja di toko kamu.
Bila terjadi, bisa dipastikan kamu akan mendapatkan banyak keuntungan.
Jangka Waktu Pengiriman
Seperti yang kita ketahui bahwa di dalam bisnis online, barang yang kita beli tidak bisa langsung diterima oleh pembeli.
Hal ini terjadi karena barang yang dibeli secara online memerlukan waktu pengiriman hingga sampai kepada konsumen.
Kamu bisa memberikan pilihan jangka waktu pengiriman serta biaya pengiriman di awal proses konsumen melakukan pesanan.
Jadi, konsumen akan mengetahui dengan pasti kapan barang yang mereka pesan akan datang.
Usahakan untuk tidak membuat konsumen menunggu terlalu lama dengan adanya keterlambatan pengiriman.
Jika hal ini terjadi, maka konsumen akan merasa tidak puas dan kemudian berdampak pada kredibilitas bisnis toko online kamu.
Mengonfirmasi Pesanan
Setelah proses transaksi selesai, pastikan kamu melakukan konfirmasi order dengan cepat.
Jika kamu melakukan hal ini akan sangat membantu kamu dalam menciptakan kepuasan konsumen terhadap layanan customer service toko online kamu.
Jangan lupa untuk selalu menampilkan nomor kontak layanan customer service agar memudahkan konsumen dalam menyampaikan keluhan ataupun pertanyaan berkaitan dengan produk jika ada.
Layanan Call Center Baik
Jika dibutuhkan, kamu juga dapat membuat layanan call center customer service yang dapat melayani konsumen sepanjang hari.
Kamu juga bisa membuat layanan call center ini paruh waktu, jadi kamu harus menjelaskan waktu kerja pelayanan call center kepada para customer dengan baik.
Jangan lupa untuk memberikan layanan call center yang dapat berkomunikasi dengan baik dan juga sopan.
Supaya konsumen merasa nyaman dan memberikan kesan yang baik.
Dengan adanya pembahasan terkait SOP ini, semoga kamu bisa lebih maksimal menjalankan usahamu, ya!
Bila dalam perjalanan usaha kamu membutuhkan modal tambahan, kamu bisa menggunakan solusi KoinBisnis dari KoinWorks.
Melalui KoinBisnis kamu bisa mendapatkan pinjaman modal usaha hingga Rp2 miliar, dengan bunga rendah mulai dari 0,75% per bulan.
Untuk bisa mengajukan pinjaman di KoinBisnis, usia usaha Anda harus minimal 2 tahun atau 6 bulan jika Anda memiliki toko online. Kami mohon maaf sebelumnya.
Setelah melakukan penilaian, kami mohon maaf untuk saat ini belum bisa menerima pengajuan pinjaman Anda. Hal ini dikarenakan, kami menemukan pengeluaran Anda ditambah dengan cicilan, lebih besar dibandingkan pendapatan.
