Payroll adalah istilah yang sudah sering sekali didengar, terutama bagi para karyawan dan juga pengusaha karena sistem payroll sangat bermanfaat dalam bisnis.
Pada umumnya pengetahuan orang tentang payroll adalah sebatas sistem penggajian saja, meskipun itu tidak salah tapi sebenarnya payroll memiliki definisi dan manfaat yang lebih banyak lagi.
Melalui artikel ini diharapkan kamu dapat memahami lebih dalam lagi tentang definisi payroll, manfaat payroll, sistem payroll yang sesuai dan beberapa hal lainnya.
Daftar Isi
Definisi Payroll
Payroll adalah sebuah sistem yang mampu mengolah administrasi penggajian sebuah perusahaan.
Dengan adanya sistem ini maka proses penggajian akan jauh lebih mudah dan praktis, dan sistem ini pun sangat memperingan pekerjaan dari staff HRD.
Bayangkan saja bagaimana jadinya apabila sebuah perusahaan memiliki ribuan karyawan namun tidak menggunakan payroll, tentu akan sangat sulit, bukan?
Untuk itu, payroll adalah sistem yang sangat penting bagi sebuah perusahaan.
Keunggulan Sistem Payroll
Berikut ini adalah manfaat-manfaat lain yang mungkin belum banyak orang ketahui tentang sistem ini:
1. Membuat Formulir Pajak
Tidak hanya untuk penggajian, tapi sistem ini juga bisa digunakan untuk membuat formulir pajak.
Formulir pajak yang dibuat di payroll adalah formulir pajak yang dapat dikirim langsung ataupun dicetak untuk pihak yang berkepentingan.
Sekali lagi, sistem ini mampu membantu pekerjaan menjadi lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu.
Selain itu, karena formulir pajak dapat dikirimkan secara langsung melalui sistem maka perusahaan bisa menghemat ongkos kirim dokumen pajak tersebut.
2. Self-Service dengan Payroll
Keunggulan berikutnya yang dimiliki payroll adalah mampu memudahkan karyawan dalam mengakses informasi terkait potongan gaji, jumlah gaji, bonus tahunan, waktu kerja, dan juga uang lembur.
Tidak hanya sampai disitu saja, karyawan juga bisa mengajukan cuti secara otomatis tanpa harus membuat surat pengajuan cuti tertulis untuk HRD.
Simpel banget, kan?
Hampir seluruh sistem payroll berbasis cloud, itu artinya sistem ini dapat kamu akses kapan saja dan dimana saja selama kamu memiliki jaringan internet.
3. Menghitung Rincian Gaji
Jumlah gaji yang diterima oleh karyawan setiap bulan biasanya terdiri dari berbagai komponen panggajian, misalnya gaji pokok, benefit, uang lembur, fasilitas lain dan termasuk juga pemotongan gaji.
Pemotongan gaji biasanya terbagi menjadi dua, yaitu:
- Potongan gaji rutin seperti biaya BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, Asuransi, dan Pajak.
- Potongan gaji tambahan seperti cicilan pinjaman, unpaid leave dan lain sebagainya.
Sistem payroll telah di desain sedemikian rupa sehingga mampu menghitung keseluruhan potongan secara otomatis sebelum gaji dikirimkan ke karyawan.
4. Payroll adalah Sistem Otomatis dan Aman
Bagi staff HRD mengurus gaji secara manual adalah pekerjaan yang sangat rumit dan penuh resiko.
Oleh karena itu sistem payroll dibuat agar semua data penggajian bisa diolah secara otomatis dan aman.
Lagipula dengan sistem ini maka para staff nantinya tidak akan kesulitan apabila ingin mencari rincian gaji dari seorang karyawan pada periode yang telah lama lewat, karena semua data sudah tersimpan secara teratur didalam sistem.
5. Sistem Dapat Disesuaikan
Setiap perusahaan tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan keistimewaan sistem ini adalah fungsinya yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Kebutuhan yang dimaksud disini adalah kebutuhan fitur yang ada di dalam sistem.
Perusahaan berskala kecil mungkin tidak membutuhkan fitur yang terlalu banyak, karena jumlah karyawan yang masih sedikit.
Sebaliknya, perusahaan besar akan sangat membutuhkan fitur lebih terperinci untuk memenuhi kebutuhan penggajiannya.
Sistem Payroll yang sesuai untuk UKM
Payroll adalah sistem yang boleh digunakan oleh siapa saja, termasuk penggiat UKM. Untuk bisa memanfaatkan sistem secara maksimal, berikut ini adalah ciri-ciri sistem payroll yang sesuai untuk UKM:
1. Mudah Digunakan
Perlu dipahami bahwa penyedia sistem payroll sangatlah banyak, untuk itu kita harus jeli dalam memilih sistem yang tepat.
Untuk UKM, usahakan memilih sistem yang mudah dan nyaman digunakan.
Mengapa?
Biasanya, sistem operasional dan struktur organisasi yang dimiliki UKM belum terperinci seperti yang ada di perusahaan, untuk itu demi menemukan sistem payroll yang tepat bisa sangat membantu kamu dalam memudahkan pekerjaan.
2. Harga Terjangkau
Tidak perlu muluk-muluk untuk mendapatkan sistem dengan harga fantastis, karena yang terpenting adalah sistemnya mampu mendukung pekerjaan agar lebih mudah.
Terlebih lagi untuk UKM yang pastinya masih membutuhkan banyak biaya untuk mengembangkan modal.
Untuk itu, temukanlah Payroll dengan harga yang bersahabat.
3. Fungsi yang sesuai
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya bahwa sistem ini memiliki banyak fitur, sehingga mungkin saja sebagian dari fitur yang disediakan tidak dibutuhkan oleh bisnis UKM.
Langkah yang harus kamu lakukan adalah berdiskusi dengan pihak penyedia sistem payroll terkait fitur apa saja yang kamu butuhkan dan berapa budget yang bisa kamu keluarkan untuk membeli sistem ini.
Tidak perlu malu apabila memiliki budget terbatas karena bagaimanapun juga pihak penyedia sistem akan berusaha sekuat mungkin untuk dapat memenuhi kebutuhan yang kamu inginkan.
Komponen Utama Dalam Sistem Payroll
Meskipun sistem ini dapat disesuaikan tapi tentunya ada komponen-komponen yang umum dan pasti disediakan, seperti:
1. Absensi Karyawan
Komponen utama payroll adalah absensi atau kehadiran, terlebih lagi apabila perusahaan kamu merupakan perusahaan yang sangat mengutamankan kehadiran untuk proses penggajian.
2. Jam Kerja
Sistem ini mampu menunjukkan jumlah jam kerja kamu, tidak hanya dalam sehari tapi bisa dilihat dalam laporan selama sebulan.
3. Tunjangan dan Fasilitas Lain
Setiap perusahaan menawarkan fasilitas yang berbeda-beda, bahkan dalam satu perusahaanpun terkadang fasilitas yang didapat oleh karyawan satu dan lainnya berbeda.
Sistem ini juga bisa memberikan laporan terperinci terkait fasilitas dan tunjangan yang didapat oleh karyawan
4. Potongan
Seperti yang dikatakan sebelumnya sistem ini juga bisa memilah-milah potongan yang dikenakan ke karyawan seperti potongan Pajak PPh 21, BPJS, dan juga Asuransi lainnya.
5. Uang Lembur
Sebagian perusahaan memberikan uang lembur untuk para karyawannya apabila telah bekerja melewati batas jam kerjanya, dan payroll juga bisa menampilkan fitur tersebut.
Sistem Payroll Gratis
1. Vertex 42
Vertex 42 merupakan nama sebuah website yang menyediakan berbagai macam template termasuk template payroll, kalender, budget, penjadwalan dan beragam template lainnya.
Apabila kamu belum memiliki dana untuk membeli sistem payroll, kamu bisa mencoba untuk menggunakan Vertex 42 karena penggunaanya cukup mudah.
Kamu hanya perlu memasukkan data-data ke dalam sistem, dan kemudian sistem akan mengolahnya.
2. Microsoft System
Sistem ini merupakan sistem yang bisa digunakan oleh siapa saja, karena sistem ini terdapat pada Microsoft system baik Microsoft excel ataupun Microsoft word.
Yang menjadi kekurangan dari sistem ini adalah pengaturannya yang belum otomatis atau dengan kata lain kamu harus mengaturnya sendiri sebelum menggunakannya.
3. Template Bebas
Kamu dapat dengan mudah menemukan template payroll bebas di internet, hanya saja mungkin bentuknya tidak sepenuhnya sesuai dengan apa yang kamu butuhkan.
Meskipun begitu, kamu masih bisa memodifikasinya, kok!
Gimana?
Sekarang udah lebih paham kalau payroll adalah sistem yang sangat membantu baik untuk perusahaan besar ataupun pengusaha UKM.
Apabila kamu sedang membangun atau mengembangkan sebuah usaha dan merasa kesulitan dalam urusan penggajian, kamu bisa mempertimbangkan untuk menggunakan sistem payroll ini.
Kamu bisa memulainya dari mencoba sistem payroll gratis yang sesuai dengan kebutuhanmu, dengan begitu bisnismu akan lebih mudah dan tersistematis.
Untuk kamu yang memiliki kendala terkait modal usaha untuk pengembangan bisnismu, kamu bisa mengajukan pinjaman modal usaha melalui produk KoinBisnis dari KoinWorks.
Melalui KoinBisnis, kamu bisa mendapatkan pinjaman modal usaha sampai dengan Rp. 2 Miliar dan dengan mudah yang sangat terjangkau yaitu hanya mulai dari 0,75% saja per bulannya.
Prosesnya pun sangat mudah dan cepat, kamu hanya perlu mengundul Super Financial App KoinWorks dan ikuti langkah-langkah mudah di dalamnya.
Yuk, bangun dan kembangkan bisnis bersama KoinBisnis dari KoinWorks!
Untuk bisa mengajukan pinjaman di KoinBisnis, usia usaha Anda harus minimal 2 tahun atau 6 bulan jika Anda memiliki toko online. Kami mohon maaf sebelumnya.
Setelah melakukan penilaian, kami mohon maaf untuk saat ini belum bisa menerima pengajuan pinjaman Anda. Hal ini dikarenakan, kami menemukan pengeluaran Anda ditambah dengan cicilan, lebih besar dibandingkan pendapatan.
