Kamu pasti sadar bahwa transaksi dari masa ke masa telah berkembang.
Kemajuan zaman juga memberikan pengaruh yang besar terhadap perdagangan.
Kini, kamu tidak hanya pergi ke toko untuk membeli barang secara langsung, kamu juga dapat membelinya secara online.
Sebelumnya transaksi barang tidak mempunyai catatan tertentu.
Dengan perkembangan yang ada, transaksi kamu akan tercatat secara tertulis maupun online.
Seperti halnya invoice atau faktur.
Suatu daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan tertentu transaksi dapat disebut sebagai invoice.
Pembeli akan mendapatkan satu eksemplar dari catatan invoice.
Faktur ini adalah salah satu alat dasar dari kondisi transaksi dan pembelian saat ini, dan sangat cocok untuk penjual dan pembeli online yang ingin menjaga rasa saling percaya.
Kamu juga tidak boleh tertukar antara invoice dan nota.
Kedua hal tersebut memiliki fungsi yang berbeda.
Invoice umumnya digunakan untuk badan usaha kena pajak, sedangkan nota tidak.
Nota biasanya lebih tidak profesional. Invoice dicetak secara otomatis.
Kemudian ada lagi perbedaan pajak pada nota dan invoice.
Biasanya, data pada invoice yang dicetak akan masuk dalam sistem informasi yang terintegrasi.
Nota tidak memiliki rekam jejak history dalam sistem, karena pembuatan masih manual.
Daftar Isi
Pengertian Invoice
Menurut dari kamus besar Bahasa Indonesia atau KBBI, invoice adalah sebuah alat yang memuat daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah. serta harga yang harus dibayar.
Nah, secara umum transaksi invoice ada pada cicilan atau kredit.
Perusahaan harus menyiapkan dokumen atas transaksi yang terjadi.
Karena mempunyai tujuan yang berbeda, invoice sebenarnya memiliki banyak makna dari beberapa sumber.
Tetapi kamu bisa menganggap artinya sebagai bukti transaksi yang ada pada produk atau jasa yang kamu gunakan atau sediakan.
Fungsinya adalah untuk melakukan penagihan kepada pembeli yang melakukan transaksi pada sebuah barang atau jasa.
Invoice juga memiliki banyak informasi pada transaksi yang kamu lakukan.
Dari penjualan, hingga keterangan waktu saat kamu melakukan transaksi.
Invoice akan dibagi menjadi tiga rangkap dalam sebuah transaksi.
Pembeli akan menggunakan rangkap pertama untuk memeriksa transaksi yang sudah dilakukan bersama penjual.
Hal ini supaya pembeli bisa melakukan cek kembali terhadap apa yang sudah disepakati dalam transaksi tersebut.
Penjual akan menerima dua rangkap sisanya.
Penjual akan menggunakan rangkap kedua untuk menagihkan uang pada pembeli.
Hal ini berfungsi sebagai, bukti penagihan yang kuat dari penjual kepada pembeli.
Kemudian ada rangkap terakhir yaitu ketika sudah terjadi pelunasan.
Fungsinya adalah supaya penjual bisa melakukan pembukuan dengan keterangan yang lengkap dan memasukkannya ke dalam buku faktur.
Bentuk dan Macam Invoice
Menurut fungsinya, invoice dibagi menjadi tiga jenis, yaitu biasa, konsuler, dan proforma.
1. Biasa
Invoice jenis biasa ini adalah yang paling sering dijumpai pada transaksi sehari-hari.
Jenis biasa ini memiliki tampilan dan bentuk yang lebih simpel dan sederhana.
Jenis biasa ini berisi perincian produk atau yang dibeli atau pesan, jumlah, harga satuan barang atau jasa, dan total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Kita biasa menjumpai jenis ini saat melakukan transaksi di e-commerce.
2. Konsuler
Jenis konsuler digunakan oleh pemilik bisnis dalam transaksi internasional.
Jika kamu melakukan kegiatan impor dan ekspor, kamu harus dilengkapi dengan faktur tersebut.
Dalam praktiknya, faktur konsuler harus dilegalisir dan disetujui oleh kedutaan negara pengimpor dan negara asal negara pengekspor sebagai bukti jika produk tertentu telah dikirimkan.
Untuk memperoleh dan melaksanakan perdagangan internasional serta menerbitkan faktur konsuler, faktur tersebut harus memiliki izin dan persetujuan dari negara pengimpor dan disertifikasi oleh kedutaan negara asal barang ekspor.
3. Proforma
Invoice proforma atau sementara dikirim saat persediaan produk belum lengkap sampai pada pembeli.
Oleh karena itu, ciri dari jenis ini adalah memberikan kepada pembeli secara bertahap.
Kamu bisa juga menjadikan jenis proforma ini sebagai bukti sementara.
Selain itu, kamu bisa mengganti proforma dengan invoice biasa setelah transaksi selesai.
Kamu bisa menjadikan jenis proforma proforma sebagai alat bukti transaksi kamu.
Pencatatan pajak juga bisa mengacu pada invoice proforma.
Fungsi Invoice untuk Bisnis
Berikut ini adalah fungsi-fungsi invoice untuk bisnis, yaitu:
1. Tanda Bukti
Invoice mempunyai fungsi utama sebagai bukti dari transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli.
Fungsi invoice sebagai bukti ini juga dapat menguntungkan kamu sebagai penjual ataupun pembeli.
Kamu bisa menghindari penipuan dengan adanya bukti tertulis transaksi ini.
Hal tersebut juga berlaku sebaliknya apabila pembeli yang kamu hadapi tidak mau membayar.
Invoice menjadi alat bukti tertulis paling kuat untuk melakukan penagihan kepada pembeli dari produk kamu.
2. Sumber Informasi Transaksi
Selain menjadi bukti, invoice memiliki banyak keterangan yang tertulis.
Kamu bisa melihat banyak informasi penting dalam transaksi.
Invoice dapat memberikan keterangan waktu transaksi.
Sehingga, ketika kamu memiliki kondisi tertentu dalam penagihan kamu bisa menggunakannya.
Informasi dalam invoice ini nantinya bisa menjadi bukti sah ketika kamu akan melakukan penagihan.
Selain itu, kamu bisa menggunakan informasi ini untuk dapat mengetahui informasi dari transaksi yang terjadi secara terperinci.
Kamu juga bisa melihat bagaimana perkembangan dari transaksi.
Sebagai pemilik bisnis, tentunya penting memiliki catatan transaksi yang rinci.
3. Alat Bukti Pembayaran Pajak
Dari sekian fungsi dari invoice, kamu juga bisa menggunakannya untuk melakukan pembayaran pajak.
Karena invoice bisa menjadi bukti transaksi, pemerintah bisa dengan mudah melakukan audit terhadap transaksi yang kamu lakukan.
Selain itu, invoice adalah bukti bahwa perusahaanmu telah membayar pajak.
Itulah kenapa invoice yang tidak bisa kamu buat secara sembarangan.
Invoice yang kamu terbitkan harus sudah bersama dengan pembayaran pajak yang kamu lakukan pada pemerintah, bahkan menjadi bukti bahwa perusahaan terdaftar secara pajak.
Maka dari itu, ketika kamu memiliki invoice sebagai pemilik bisnis, konsumen yang kamu punya akan merasa lebih aman dari segala permasalahan kedepannya.
4. Sebagai Acuan Pembukuan
Seperti pada pembahasan sebelumnya, invoice dapat menampung banyak informasi dari transaksi yang kamu lakukan.
Kamu bisa melihat informasi yang ada pada invoice seperti pembelian dan jumlah produk untuk memantau kira-kira apakah kamu perlu melakukan pengisian stok kembali.
Dengan seperti ini, pembukuan yang kamu buat menjadi lebih rapi dan tertata.
5. Referensi Penjualan atau Pembelian
Nah, catatan ini juga berfungsi sebagai referensi penjual atau pembeli.
Ketika kamu ingin melakukan pembelian kembali pada perusahaan yang sama, kamu bisa melihat dari transaksi yang telah kamu lakukan dengan perusahaan tersebut.
Kamu bisa melakukan evaluasi dari transaksi yang pernah kamu lakukan.
Ketika kamu merasa transaksi yang tertera bisa menjawab kepuasan kamu dalam melakukan terhadap transaksi tersebut, kamu bisa melakukan transaksi tersebut kembali.
Kamu juga bisa melihat seperti apa kira-kira perjanjian transaksi apa yang bisa kamu tawarkan untuk diubah kepada penjual dari produk yang kamu sebut.
Demikian penjelasan pemgertian invoice, fungsinya, dan jenisnya.
Sebenarnya, imvoice dari sebuah transaksi ini sudah kamu jumpai pada transaksi yang kamu lakukan pada setiap harinya.
Akan tetapi, mungkin sekarang kamu akan lebih paham seperti apa kira-kira fungsinya pada perdagangan atau transaksi yang terjadi di sekitarmu.
Apalagi ketika kamu memiliki bisnis, kamu harus sangat memanfaatkan fungsi atau manfaat dan jenis yang ada.
Hal ini bertujuan supaya kamu dapat menjalankan pencatatan atau pembukuan secara lebih efisien.
Bagi kamu yang baru memulai bisnis, kamu juga harus berhati-hati saat mengeluarkan invoice transaksi, karena catatan transaksi ini dapat membantu kamu dalam melakukan pemantauan pembukuan piutang perusahaan.
