Klien Telat Bayar Invoice? Kenali Penyebab dan Cara Mengatasinya

Invoice merupakan dokumen penagihan yang memiliki peran penting dalam kelangsungan sebuah usaha. Meskipun begitu, telat bayar invoice nyatanya masih sering terjadi dan tentunya dengan berbagai macam alasan.

Sebagai pihak penagih tentunya ada kerugian tersendiri ketika klien telat bayar invoice, salah satunya adalah terhambatnya alur kas perusahaan.

Alasan Umum Klien Telat Bayar Invoice

Belum Menerima Invoice

Meskipun terkesan klasik tapi alasan ini merupakan alasan yang paling sering dikatakan oleh klien.

Dua kemungkinan yang menyebabkan pihak klien belum terima invoice diantaranya adalah pihak penagih mengirimkan invoice ke alamat yang salah atau invoice terselip dikarenakan proses administrasi yang kurang sistematis di pihak klien.

Tidak Mencantumkan Nomor Purchase Order

Pencantuman nomor purchase order sangatlah penting di dalam sebuah invoice.

Hal ini dikarenakan nomor purchase order merupakan sebuah patokan dalam proses pengecekan sebelum akhirnya klien melakukan pembayaran.

Umumnya, klien akan mencocokan items yang ada di dalam purchase order dengan yang ada di invoice.

Sehingga apabila nomor purchase order tidak dicantumkan, klien akan membutuhkan waktu lebih banyak untuk mengecek kesesuaian invoice.

Bahkan, beberapa perusahaan bisa mengajukan revisi invoice untuk melengkapi informasi nomor invoice.

Telat Bayar Tagihan Karena Rincian Invoice Kurang Jelas

Perlu dipahami bahwa dalam membuat sebuah invoice ada beberapa komponen utama invoice yang harus dicantumkan.

Beberapa diantaranya adalah nomor invoice, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo tagihan, nomor purchase order, rincian barang termasuk kuantitas dan harga yang ditagihkan dan lain sebagainya.

Semakin jelas invoice yang kamu buat, maka akan semakin mudah klien untuk tidak telat bayar invoice alias tepat waktu.

Klien Juga Belum Mendapatkan Pembayaran

Pernahkah kamu melakukan penagihan lalu klien menjawab “Maaf, kamu juga masih menunggu pembayaran dari klien kami”

Hal seperti ini sebetulnya kurang etis untuk dikatakan, mengingat hubungan kamu hanyalah dengan klien yang bersangkutan.

Namun, sebagai pebisnis tentunya kamu bisa mengerti kondisi klien pada saat itu yang juga sedang menunggu pembayaran.

Tips Agar Klien Tidak Telat Bayar Invoice

Berikut ini beberapa tips untuk mencegah klien telat bayar invoice, diantaranya:

Pastikan Klien Sudah Terima Invoice

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, salah satu alasan yang paling sering dikatakan oleh klien yang belum membayar invoice adalah mereka belum menerima invoice dari kalian.

Untuk itu, penting bagi kamu untuk melakukan 2 hal ketika ingin mengirim invoice ke klien, yaitu pastikan alamat penerima sudah sesuai baik alamat kantor ataupun alamat email.

Kemudian, pastikan untuk melakukan follow up untuk memastikan mereka sudah menerima invoice.

Jika invoice dikirimkan secara fisik, maka lengkapilah dengan tanda terima dan pastikan pihak penerima mencantumkan nama, tanggal dan tanda tangan.

Jika dikirimkan via email, pastikan si penerima invoice untuk membalas email tersebut dan jika belum ada balasan, kirimkan email follow up sampai mereka balas email tersebut.

Hal ini untuk berjaga-jaga klien mengaku belum terima invoice ketika tanggal jatuh tempo invoice telah tiba.

Cantumkan Nomor Purchase Order

Menyantumkan nomor purchase order bukan hanya membantu klien dalam memudahkan proses pengecekan, tapi juga membantu diri kita sendiri agar invoice bisa dibayarkan tepat waktu.

Pencantuman nomor purchase order bisa kamu tambahkan dibagian bawah tabel rincian barang ataupun diluar tabel.

Tidak ada posisi wajib dimana harusnya nomor purchase order diletakkan, yang terpenting adalah nomor purchase order tercantum di Invoice.

Selain itu, apabila dalam proses pengiriman barang kamu menyertakan tanda terima ataupun surat jalan, jangan lupa untuk melampirkan copy-an tanda terima atau surat jalan tersebut ketika mengirimkan invoice.

Semakin banyak dokumen pendukung penagihan, maka semakin cepat juga pengecekan yang menyebabkan invoice akan dibayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

Buat Invoice Secara Rinci dan Jelas

Pastikan invoice yang kamu buat sudah mencakup komponen penting dalam invoice.

Untuk mempermudah kamu dalam membuat invoice, kamu bisa memanfaatkan beberapa website yang memungkinkan kamu untuk buat invoice online.

Ada banyak website yang menawarkan jasa tersebut dan kamu bisa memilih yang gratis ataupun berbayar sesuai dengan kebutuhan.

Gunakan KoinInvoice Dari KoinWorks

KoinWorks hadir membawa solusi bagi permasalahan umum telat bayar invoice.

KoinInvoice memiliki 2 jenis produk yaitu Invoice Financing dan Supply Chain Financing.

Invoice Financing

Secara sederhana, Invoice Financing merupakan layanan dimana kamu bisa mencairkan dana invoice yang belum jatuh tempo sampai dengan 80% dari nilai invoice.

Sebagai contoh:

Kamu mengirimkan invoice ke klien A dengan nilai tagihan Rp. 1 Miliar.

Dengan mengajukan invoice financing, kamu bisa mendapatkan fresh cash 80% dari KoinWorks Rp. 1 Miliar yaitu Rp. 800 juta untuk menjaga arus kas kamu tetap lancar.

Kemudian, nanti ketika invoice piutang sudah dilunasi oleh klien A, sisa dana 20% akan dikembalikan oleh KoinWorks kepada kamu setelah dikurangi bunga.

Supply Chain Financing (SCF)

Solusi kedua untuk membuat tagihan terbayar tepat waktu adalah menyarankan buyer untuk menggunakan alternatif pendanaan Supply Chain Financing dari KoinInvoice.

Dengan SCF, kamu sebagai supplier tidak perlu memberikan informasi jatuh tempo kepada buyer, karena kamu akan langsung mendapatkan uang tunai dari buyer yang tentunya dibantu oleh KoinWorks.

Penggunaan SCF juga akan mendatangkan keuntungan bagi buyer karena buyer bisa mendapatkan barang pesanannya tanpa harus melakukan pembayaran secara langsung.

Nantinya, buyer bisa membayar tagihan pada saat jatuh tempo langsung ke KoinWorks.

Butuh informasi lebih banyak terkait produk KoinInvoice?

Dapatkan informasi lengkapnya di sini, atau bisa hubungi langsung Relationship Manager kami di sini.