Home » Blog » Bisnis & UKM » Ini 7 Cara Membuat Invoice yang Pemilik Bisnis Wajib Tahu

Ini 7 Cara Membuat Invoice yang Pemilik Bisnis Wajib Tahu

membuat invoice dengan cara menggunakan laptop

Dalam menjalankan bisnis, salah satu dokumen yang penting keberadaannya adalah invoice atau faktor, sudah tahukah kamu cara membuat invoice?

Invoice seringkali digunakan sebagai bukti adanya transaksi antara penjual dan pembeli.

Jadi, keberadaannya cukup penting karena bisa membuat transaksi bisnis lebih aman untuk kedua belah pihak.

Bagi penjual, invoice bisa digunakan sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya.

Hal tersebut dikarenakan, di dalam invoice terdapat tagihan yang menunjukan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dan kapan waktu maksimum untuk melunasinya.

Bagi pembeli, invoice bisa menjadi bukti pembelian barang untuk disertakan dalam laporan keuangan.

Tentu saja, isi di dalam invoice biasanya sudah ditentukan sesuai kesepakatan dua belah pihak.

Maka dari itu, di artikel kali ini KoinWorks akan membahas tentang cara membuat invoice yang mudah dan tepat, sehingga kamu juga bisa menggunakannya dalam bisnis.

Yuk, lihat selengkapnya!


Apa Itu Invoice dan Kegunaannya?

Sebelum mengetahui bagaimana cara membuat invoice, ketahui dulu yuk pengertian dan fungsi selengkapnya dari adanya invoice.

Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh Penjual sebagai bukti adanya transaksi pembelian barang atau jasa.

Biasanya, di dalam sebuah invoice berisikan rincian utang pembayaran yang harus dilunasi oleh pembelinya.

Umumnya, penjual membuat invoice dengan cara rangkap tiga.

Jadi, rangkapnya akan diberikan kepada pembeli, simpanan dokumen bagi penjual dan terakhir untuk arsip perusahaan.

Walaupun asal mulanya invoice diberikan untuk transaksi dalam bentuk kredit, tapi sekarang sudah sering digunakan untuk beragam jenis transaksi.

Sebagai pemilik bisnis, wajib mengeluarkan invoice ketika melakukan transaksi penjualan karena ke depannya dokumen ini dapat digunakan untuk penagihan utang.

Fungsi dan Kegunaan Invoice

Sebuah perusahaan dengan bisnis yang kredibel, tentu memiliki cara serta kemampuan untuk membuat invoice dengan baik dan benar.

Bahkan, sampai dengan saat ini belum ada lho yang bisa menggantikan efektivitas invoice dalam menjalankan sebuah bisnis.

Adapun, kegunaaan dari invoice yang umum dan penting untuk bisnis adalah sebagai berikut.

1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk Pembeli

Invoice bisa digunakan pembeli sebagai kuitansi yang berfungsi sebagai dokumen untuk membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan.

Invoice biasanya dibuat saat tagihan pembelian berjumlah cukup besar sehingga kuitansi sangatlah dibutuhkan agar semua barang dan jasa bisa terdokumentasi dengan baik.

Baca Juga: Cara Membuat Kwitansi Penjualan/Pembelian yang Baik dan Benar

2. Dokumentasi Kegiatan Akuntansi Perusahaan

Selain itu bagi pemilik bisnis, invoice digunakan sebagai rekapitulasi kegiatan akuntansi.

Tentu saja hal ini cukup penting karena perusahaan dengan bisnis kredibel memang seharusnya memiliki arsip keuangan sedetail mungkin.

Hal tersebut dilakukan supaya dokumen transaksi bisa ditemukan dengan mudah.

Dokumen ini bisa digunakan juga sebagai bahan analisa dan laporan keuangan, sehingga kamu bisa memahami bagaimana sih sebenarnya jalannya bisnis milikmu.

Berbicara tentang penggunaan invoice, ternyata KoinWorks NEO menawarkan fasilitas analisa dan laporan yang membantu pemilik bisnis memahami bisnis yang dijalankan.

Terdapat juga beragam solusi lainnya yang berguna untuk pemilik bisnis, seperti adanya cashback, transfer gratis, hingga pinjaman bisnis instan.

KoinWorks NEO adalah aplikasi finansial super yang menawarkan one stop solution untuk pemilik bisnis.


Cara Membuat Invoice untuk Pemilik Bisnis

Setelah mengetahui dengan lengkap pengertian dari invoice dan kegunaannya, berikut adalah cara membuat invoice untuk para pemilik bisnis.

Bagaimanakah?

infografik cara membuat invoice untuk bisnis

Share this Image On Your Site

1. Menuliskan Judul Invoice

Cara membuat invoice yang pertama adalah menuliskan judul dari invoice.

Kamu dapat menuliskan judul dari invoice di bagian atas tengah dan dengan huruf kapital.

Contohnya “INVOICE PEMBELIAN KAIN BENANG”

Adapun, hal ini ditujukan supaya pembeli lebih mudah menyadari kalau yang kamu kirimkan adalah dokumen invoice ketika sedang mengurusi banyak dokumen.

Dengan begitu, pihak pembeli bisa mendahulukan untuk melakukan pembayaran sesuai dalam isi yang tertera dalam invoice.

2. Jangan lupa cantumkan nama dan alamat pembeli

Selanjutnya, tentu saja kamu harus mencantumkan nama pembeli atau siapapun yang berkewajiban untuk melakukan pembayaran.

Adapun, nama yang dicantumkan bersamaan dengan alamat dari pembeli.

Adanya informasi ini akan membuat pembeli yang melakukan transaksi dengan kamu mengetahui kalau invoice tersebut memang ditujukan untuknya.

3. Informasikan dengan jelas nama dan alamat pihak penjual

Selain itu, nama dan alamat kamu sebagai perusahaan penjual juga harus dicantumkan dengan jelas.

Hal ini berguna untuk menginformasikan kepada siapa pembayaran nantinya akan diterima.

4. Buat daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan

Cara membuat invoice yang satu ini sangat penting dan inti dari adanya sebuah invoice.

Kamu harus mencantumkan secara rinci daftar barang atau jasa yang diberikan kepada pihak pembeli.

Contohnya, jika transaksinya berupa pembelian barang maka tuliskan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit dan total keseluruhan.

Selain itu, kalau invoice untuk bidang jasa seperti layanan konsultan, maka tuliskan secara detail nama project, deskripsi pekerjaan dan tarif sesuai perjanjian.

Lebih baik, kamu menggunakan tabel sehingga informasi rinciannya mudah dibaca.

Pastikan juga membuatnya selengkap mungkin sehingga tak ada kebingungan saat membacanya.

5. Cantumkan tanggal transaksi

Hal ini juga penting ketika membuat invoice, karena bisa menjadi cara untuk mengetahui periode dari dokumen tersebut.

Adapun kamu perlu menuliskan beberapa tanggal, yaitu tanggal tanggal pembelian produk di, tanggal dikeluarkannya invoice,atau penggunaan jasa hingga tanggal batas pembayaran.

Perihal tanggal batas pembayaran, bisa didiskusikan dengan pihak pembeli yang terbaik untuk kedua pihak.

6. Buat nomor invoice

Selanjutnya, akan lebih baik kalau kamu membuat nomor untuk invoice.

Dengan demikian, akan lebih mudah ketika melakukan pengarsipan dokumen.

Kamu bisa menggunakan kode khusus yang diikuti angka berurutan untuk setiap invoice yang dikeluarkan.

7. Informasikan ketentuan pembayaran sesuai kesepakatan

Nah terakhir, ini juga hal penting yang harus wajib ada dalam invoice.

Kamu sebagai penjual penting untuk mengetahui dan mendapat kepastian kapan pembayaran akan dilunasi.

Umumnya, invoice memiliki jangka waktu 30 hari sejak diterbitkan yang artinya pihak pembeli harus membayar dalam batas waktu tersebut supaya tidak telat bayar dan mendapat biaya pinalti keterlambatan.

Bisanya dilabeli dengan n/30 atau Net 30.

Tetapi, kembali lagi hal tersebut tentu disesuaikan dengan ketentuan setiap perusahaan dan keputusan kedua belah pihak.

Baca Juga: Invoice: Penjelasan Lengkap dan Cara Buat Invoice Online

Bagaimana sekarang sudah mengetahui kan cara membuat invoice yang tepat?

Selamat mencoba!

Firda Nur Asmita
As Firda enters her twenties, financial things become exciting stuff for her. Born with no golden steps on her shoes, make her sticks a big goal in life: financial freedom. So here it is, she's digging more and more knowledge to reach her goal. Then, share it with you through something she loves: words.

Langganan via Email​

Dapatkan Tips dan Berita Keuangan Gratis di Inbox Anda​