Melihat geliat bisnis UKM di Indonesia, kita semua patut berbangga karena setiap industri rumahan punya peran besar menggerakkan perekonomian daerah dan nasional. Tidak heran kalau pemerintah Indonesia juga antusias menyambut kebangkitan perekonomian UKM terutama setelah pandemi mereda. 

Salah satu sektor UKM yang saat ini sedang saya jalani adalah di sektor F&B, tepatnya jasa catering di rumah. Berangkat dari hobi memasak, saya senang sekali menjalani passion sekaligus mendapatkan peluang income yang bisa terus dikembangkan. Setelah 2 tahun menekuni bisnis katering kecil-kecilan di sekitar kompleks, kini saya juga bisa menyasar ke pertokoan dan perkantoran. 

Sibuk sih pasti, tapi seru dan saya belajar banyak sekali soal bisnis rumahan. Untuk rekan pebisnis UKM yang ingin tahu caranya mengelola keuangan untuk jenis bisnis yang arus perputaran kas termasuk cepat ( harian). Ini beberapa pengalaman yang bisa saya bagikan dengan harapan bisa bermanfaat. Silahkan disimak yah!

PR Terbesar Pebisnis UKM: Pembukuan Keuangan Bisnis

Kita pasti semua paham kalau manajemen finansial itu dasar dari kesuksesan sebuah bisnis. Tapi untuk pebisnis UKM yang harus terjun ke dapur dan mengawasi operasional, ini bukan hal yang mudah bagi saya. Apalagi saya juga tidak punya dasar-dasar pembukuan sama sekali. 

Saya sadari, minimnya pengetahuan dan waktu tidak boleh dijadikan alasan dalam menjalani bisnis UKM. Dari hasil riset dan belajar sana sini, ada beberapa hal yang mulai saya benahi perlahan. Tentunya ini proses yang berkelanjutan dan bahkan dijadikan sebuah kebiasaan. Sama pentingnya dengan operasional atau kontrol mutu, takkan ada bisnis yang bisa berkembang baik tanpa dasar pembukuan yang baik.

5 kesalahan pembukuan yang umum dihadapi oleh pebisnis UKM:

Menggabungkan keuangan bisnis dan pribadi

Awal berbisnis katering, saya tidak langsung memisahkan rekening pribadi dan bisnis. Banyak rekan pebisnis UKM yang pastinya juga masih melakukan hal ini, karena transisi antara hobi, jualan iseng atau sejenisnya hingga menjadi bisnis itu merupakan proses yang sering terjadi begitu saja. 

Alhasil, penggabungan rekening pribadi dan bisnis ini dianggap natural dan wajar. Padahal ini merupakan salah satu kesalahan pembukuan yang harus segera diatasi sejak awal. Dengan memisahkan rekening pribadi dan bisnis, Anda akan sangat dimudahkan untuk kelola kas, pembiayaan bisnis, hingga perhitungan pajak. Saran saya, jika rekening pribadi dan bisnis masih sama, segera mulai dedikasikan rekening terpisah. 

Tidak bisa mengontrol utang piutang

Saya tergolong punya daya ingat yang baik dan gemar mencatat. Tapi kesibukan sehari-hari mengejar order dan mengelola bisnis, terutama saat volume tinggi itu sangat menuntut stamina dan menguras fokus. Saat ditelusuri, pasti selalu ada saja customer yang belum membayar karena lupa atau telat dan sebagainya. 

Yang saya lakukan adalah mempermudah proses pembayaran, yaitu memastikan sistem invoicing yang praktis. Saya menjadwalkan invoicing ke customer setiap tanggal tertentu dan meluangkan waktu beberapa hari ke depan untuk memastikan tagihan telah dilunasi. Boleh dibilang, tugas ini jadi prioritas saya diantara semua urusan keuangan karena menyangkut income untuk perputaran arus kas. 

Juga tidak kontrol pengeluaran

Sebagai pebisnis katering, saya bekerjasama dengan banyak sekali vendor. Bisa dibayangkan, tumpukan tagihan atau bon yang saya terima tidak sedikit per harinya. Selain harus dibayarkan tepat waktu, kesalahan pembukuan yang dulu saya lakukan adalah tidak mencatat. Wajar saja, gimana mungkin bisa punya waktu mencatat satu per satu pos pengeluaran. 

Solusi yang saya lakukan adalah menggunakan aplikasi dengan teknologi yang bisa mencatat semua pengeluaran secara terarah. Sebaiknya pebisnis UKM juga sudah mulai memanfaatkan bantuan teknologi yang sudah dilengkapi fitur ini.

Tidak memisahkan kategori pembukuan

Sistem pembukuan sering menggunakan istilah pos-pos, yang fungsinya mengkategorikan antara transaksi dan mengkonsolidasi pos yang sama. Secara awam mungkin kita tidak menyadari, namun dengan adanya pemisahan kategori ini akan sangat membantu proses pembukuan itu sendiri. 

Setelah dikelompokkan, barulah pebisnis bisa melihat laba atau rugi. Seringkali, pebisnis malah mengira perputaran kas tinggi merupakan profit, padahal ini tidak mutlak karena ternyata belum di-cross ke pembiayaan. 

Banyak juga pebisnis yang berpatokan estimasi semata untuk mengetahui minimal tidak rugi. Namun tentunya kita tidak ingin hanya “tidak rugi”, melainkan memaksimalkan profit. Tanpa tahu besaran laba atau rugi, ibarat mengemudi kapal tanpa tau kebocoran atau destinasi pasti. Solusinya, Anda harus lakukan pemisahan jelas juga antara post-pos utama bisnis.

Tidak melakukan analisa pembukuan

Fungsi utama pembukuan bukan hanya untuk pencatatan atau akumulasi data, tapi bisa memberikan insight penting atas jalannya bisnis. Dan insight ini hanya akan bermanfaat jika Anda meluangkan waktu untuk melakukan analisa pembukuan secara berkala, minimal setiap akhir atau awal bulan saat menutup buku kas bulanan.

Anda harus bisa membandingkan besaran biaya, misalnya apakah ada biaya bahan baku yang ternyata sudah naik lama, tetapi Anda belum menetapkan kenaikan harga jual ke customer. Atau rupanya ada selisih pengeluaran karena pemilihan vendor yang berbeda. Hal-hal kecil seperti ini seharusnya bisa dideteksi untuk mencegah potensi kebocoran kas. 

Saya sarankan agar setiap pebisnis tetap meluangkan waktu untuk mempelajari insight demikian yang bisa didapatkan dari pencatatan pembukuan sederhana. Lebih baik lagi jika memiliki software accounting, namun tentunya tidak semua pebisnis UKM bisa meluangkan budget untuk kemudahan ini. 

Membenahi & Membedah Pembukuan Pebisnis UKM

Dalam pengalaman saya belajar berbenah soal pembukuan, saya sempat menjajaki berbagai software gratis dan aplikasi perbankan digital. Untuk software gratis, kebetulan saya belum menemukan satu yang cocok bagi saya kecuali harus menambahkan fitur berbayar. Secara keseluruhan, bisnis catering rumahan saya juga belum membutuhkan khusus software akunting terpisah. 

Lalu dari sisi aplikasi perbankan digital, saya akhirnya menggunakan 2 jenis perbankan yang berbeda, yaitu satu untuk urusan bisnis dan satunya lagi untuk kebutuhan pribadi. Ini cukup membantu dibandingkan saat saya masih menggunakan satu rekening untuk kebutuhan bisnis dan pribadi. 

Tapi pada prakteknya, saya masih sering harus jeli memanfaatkan antara kedua rekening ini untuk alasan penghematan biaya transfer, mencocokkan rekening, atau hal-hal kecil lainnya. Pebisnis UKM pasti tahu dong pentingnya seksama dalam bertransaksi setiap saat. Intinya, tetap ada terjadi cross penggunaan antara rekening bisnis dan pribadi yang nantinya harus saya cocokkan lagi di pembukuan secara terpisah. 

Untuk pembukuan, saya menggunakan cara ketik manual di excel lalu menerapkan sistem akuntansi sederhana seperti buku kas, arus kas dan laba rugi. Tidak sangat ribet tapi memang butuh belajar lagi dari nol mengingat saya dulunya sama sekali buta soal pembukuan. Harus diakui, saya masih kurang konsisten dari segi analisa karena harus membedah data dan sekadar meraba-raba pada setiap akhir bulannya.

Satu Solusi untuk Semua Urusan Keuangan Bisnis: KoinWorks NEO

Seperti saran saya sebelumnya, pebisnis harus memanfaatkan teknologi untuk lebih maju dan praktis dari sisi pembukuan. Dan saran ini juga pasti sudah Anda dengar sebelumnya, tapi bagaimana sih maksudnya? Bukannya ekstra ribet harus menggunakan aplikasi terpisah, males ah!

Nah, bagaimana jika ada aplikasi perbankan digital yang sudah merangkap semua urusan pembukuan bisnis Anda? Solusinya cuma satu, KoinWorks NEO.

Bukan seperti aplikasi digital perbankan pada umumnya, KoinWorks NEO mengusung konsep layanan keuangan digital yang artinya branchless digital banking. Simpelnya, ini adalah solusi perbankan secara online, tanpa fisik bank, dan tanpa pelayanan staff tatap muka. Kendati demikian, KoinWorks NEO sudah lulus seluruh ketentuan dan regulasi dari OJK, termasuk penyelenggaraan modal minimum dan berbagai standar keamanan online. 

KoinWorks NEO bisa membantu mengatasi setiap problem

Terbagi hingga 5 rekening Neo Card

Beda juga dengan aplikasi digital perbankan pada umumnya, KoinWorks NEO menyediakan fitur-fitur yang sangat ramah untuk kebutuhan keuangan bisnis UKM. Sebut saja Neo Card yang sejatinya merupakan akun rekening dengan sistem top-up saldo. Kamu bisa buka Neo Card hingga 5 card, dengan limit Rp 100 juta/ Card. 

Pembagian antara rekening pribadi dan bisnis bisa dilakukan pada satu aplikasi KoinWorks NEO, jadi tidak perlu lagi loncat ke aplikasi perbankan lainnya untuk pemisahan dua kebutuhan ini. Apalagi biaya transfer KoinWorks NEO ini gratis ke seluruh rekening dimanapun. 

Ada sistem Invoicing

Kontrol piutang jadi ekstra gampang dengan sistem buka invoice dari aplikasi KoinWorks NEO. Cukup buat invoice atau bikin link pembayaran agar customer juga bisa segera membayar. Ada juga loh fitur lacak pembayaran belum lunas yang pasti terdeteksi!

Kontrol pengeluaran satu pintu

Dengan adanya satu aplikasi KoinWorks NEO, seluruh pengeluaran keuangan bisnis telah saya bebankan via salah satu NeoCards. Alhasil pembukuan terjadi secara otomatis, tanpa perlu ketik manual lagi. Semua riwayat tercatat jelas dan bisa terkonsolidasi.

Atur kategori pos

Pembagian detail pengeluaran, pemasukan, dan piutang bisa kamu atur menjadi kategori tertentu, agar nantinya mudah dikonsolidasi via aplikasi KoinWorks NEO. Tidak ada lagi cara-cara manual yang rentan error, karena KoinWorks NEO telah diatur sedemikian rupa agar user-friendly dan hemat waktu.

Analisa kapan saja dimana saja

Dari semua transaksi di Neo Card, kamu bisa akses fitur “ Financial Overview” dan melihat secara jelas. Aplikasi secara otomatis bisa memonitor pemasukan dan pengeluaran bisnis, lalu menyajikan dalam data visual yang mudah dipahami. Kamu bisa langsung melihat porsi pembukuan dari segi pengeluaran, piutang dan pemasukan. 

Pastinya sekarang saya makin mudah memonitor pemasukan & pengeluaran bisnis bulanan, karena hanya satu klik untuk mendapatkan gambaran jelas atas bisnis yang sedang berjalan. Tidak ada lagi sistem menerka atau meraba, karena kini saatnya mengambil keputusan berbasis data untuk arah bisnis yang semakin pasti. 

KoinWorks NEO telah didesain dari perspektif pebisnis UKM sehingga fitur-fiturnya sudah dipikirkan sedemikian rupa, termasuk seefisien dan sepraktis mungkin. Karena konsepnya layanan keuangan digital yang fully-online, KoinWorks NEO tidak perlu mengeluarkan biaya operasional kantor fisik, perawatan kantor cabang, biaya gaji karyawan bank dll. 

Ini sebabnya KoinWorks NEO bisa memberikan kemudahan biaya bebas transfer antar bank dan juga tanpa biaya admin. Sebagai pebisnis UKM rumahan yang tidak ingin dibebankan banyak biaya dan justru dimudahkan dari segi teknologi, KoinWorks NEO 100% beri solusi yang saya cari-cari.