Bagaimana cara membuat catatan keuangan yang mudah dan akurat pada sebuah bisnis kopi?
Catatan keuangan yang baik dan rinci adalah salah satu komponen penting dalam menjalankan sebuah bisnis.
Mengapa demikian?
Karena semua strategi serta ide bisnis tidak bisa mulai dijalankan tanpa adanya modal, dan kegiatan bisnis pun tidak bisa berjalan mulus tanpa adanya perputaran kas yang sehat.
Maka dari itu, penting bagi semua bisnis untuk bisa membuat catatan keuangan yang baik.
Lantas, bagaimana cara membuatnya, dan apa saja hal yang perlu diperhatikan dalam sebuah catatan keuangan?
Daftar Isi
Cara Mudah Membuat Catatan Keuangan Bisnis Kopi
Nah, seperti telah dijelaskan sebelumnya, catatan keuangan itu penting untuk memastikan apakah bisnis tersebut bisa berjalan dengan lancar atau tidak.
Catatan atau laporan keuangan yang baik dan transparan juga berguna untuk mengetahui apakah sebuah bisnis mendapatkan keuntungan, atau mengalami kerugian, dalam suatu periode waktu.
Berikut ini adalah beberapa cara mudah untuk membuat sebuah catatan keuangan, terutama untuk bisnis berskala kecil.
Silakan disimak!
1. Membuat catatan pengeluaran
Catatan keuangan yang pertama perlu kamu buat adalah catatan pengeluaran.
Catatan pengeluaran ini meliputi semua pengeluaran yang berhubungan dengan kegiatan bisnis kopimu.
Jika bisnismu baru dirintis, catatan pengeluaran ini juga akan meliputi pembelian alat pembuat kopi, sewa lokasi, biaya listrik & air, pembelian perlengkapan toko, gaji karyawan, pembelian stok barang/bahan baku, dan lain sebagainya.
Kamu perlu menulis semua transaksi tersebut dalam format nomor, tanggal transaksi, jenis pengeluaran, nama produk yang dibeli, jumlah barang, hingga ke identitas penjualnya.
Misalnya, pada tanggal 4 Agustus 2022 kamu baru saja membeli bahan baku baru untuk bisnismu.
Maka, penulisannya adalah sebagai berikut:
- Tanggal transaksi: 04-08-2022
- Jenis pengeluaran: Pembelian bahan baku kopi
- Nama produk: Kopi Arabika Aceh Gayo
- Vendor/supplier: PT Kopi Arabika Indonesia
- Jumlah: 10 kilogram
- Harga satuan: Rp150.000,00
- Total pengeluaran: Rp1.500.000,00
Ini adalah sebuah input pada catatan pengeluaran.
Secara keseluruhan, catatan pengeluaran bisnismu pasti memiliki beberapa input dalam sebulan.
Kemudian, kamu perlu menjumlahkan semua pengeluaran pada periode bulan tersebut, agar nanti bisa dituliskan ke dalam catatan keuangan utama.
2. Membuat catatan pemasukan
Serupa dengan catatan pengeluaran, kamu perlu juga membuat catatan pemasukan atau penjualan.
Setiap transaksi yang terjadi antara kamu dan konsumen harus dicatat, ya.
Kamu perlu menulis nomor transaksi, tanggal transaksi, jenis barang apa yang dibeli konsumen, berapa jumlah barang yang dibeli, dan berapa total harga jualnya.
Bentuk penulisannya mungkin bisa seperti ini:
- Tanggal transaksi: 05-08-2022
- Barang yang dibeli: Minuman kopi
- Jumlah: 2 buah
- Harga satuan: Rp37.000,00
- Total: Rp74.000,00
Setiap data transaksi yang dimasukkan ke dalam catatan pengeluaran minimal meliputi poin-poin di atas.
Dalam sebulan, kamu pasti akan memiliki banyak input untuk dimasukkan ke dalam catatan pemasukan.
Jangan lupa totalkan jumlahnya dalam format bulanan, ya.
3. Membuat catatan keuangan utama
Nah, catatan keuangan utama ini adalah catatan di mana kamu dapat melihat kinerja keuangan bisnismu dari bulan ke bulan.
Misalnya, total pengeluaran pada bulan Agustus adalah Rp10.000.000,00, sedangkan total penjualan di bulan yang sama tercatat hanya mencapai Rp8.000.000,00.
Dari informasi tersebut bisa dikatakan bahwa pada bulan Agustus, bisnismu mengalami defisit sebesar Rp2.000.000,00.
Hal ini masih terbilang wajar, mengingat bisnismu yang baru dirintis.
Setelah berjalan beberapa bulan, biasanya bisnismu akan mulai menunjukkan total penjualan yang melebih total pengeluaran bulanan.
Ini tandanya bisnismu mulai konsisten mendapatkan keuntungan.
Keuntungan tersebut dapat kamu simpan dan tabung di dalam kas bisnis kopi.
Kemudian, catatan keuangan utama ini perlu kamu totalkan dalam format tahunan, agar nanti bisa kamu evaluasi kinerja tahunan bisnis tersebut.
4. Membandingkan catatan keuangan dengan catatan stok barang
Kamu juga bisa membandingkan catatan stok barang di gudang dengan catatan penjualan.
Hal ini bertujuan untuk memeriksa apakah kedua catatan tersebut memiliki hasil yang sama atau tidak.
Sebagai contoh, di catatan stok barang terlihat pada bulan Juli bahwa ada sekitar 200 stok gelas plastik yang keluar dari gudang.
Sedangkan, pada catatan pemasukan/penjualan, menu kopi yang terjual hanyalah sekitar 190 pesanan.
Nah, dari kedua catatan inilah kamu dapat mengetahui bahwa ternyata terdapat 10 gelas plastik yang tidak tercatat penggunaannya.
Apakah ada pencatatan yang terlewat, apa ada gelas plastik yang rusak atau minuman yang di-cancel hingga membuat gelas tersebut tidak bisa dipakai, atau ada yang melakukan kecurangan di dalam operasional bisnismu?
Dengan membandingkan kedua catatan tersebut secara berkala, kamu akan bisa memantau dengan lebih detail kegiatan operasional dan kinerja keuangan bisnismu; dan juga memperbaiki masalah yang ada dengan cepat.
5. Menggunakan aplikasi komputer
Ketika bisnismu baru dirintis dan masih berskala kecil, mungkin kamu masih bisa mencatat semua informasi keuangan melalui catatan manual.
Namun, ketika bisnismu mulai tumbuh dan barang yang kamu jual semakin banyak, sebaiknya kamu pun mulai menggunakan aplikasi komputer untuk mendata semua aktivitas bisnis dan membuat laporan keuangan yang lebih akurat.
Misalnya, dengan menggunakan aplikasi komputer seperti Excel atau Google Sheet.
Kamu pun dapat menggunakan aplikasi akuntansi online seperti Accurate atau Jurnal, atau aplikasi pengaturan logistik lainnya.
Dengan menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut, kamu tidak hanya dapat mencatat hal-hal dasar seperti yang telah disebutkan di atas, tetapi kamu juga bisa mengetahui berapa banyak jenis barang yang terjual, serta berapa keuntungan yang kamu dapat dari tiap produk yang terjual.
Pentingnya Membuat Catatan Keuangan yang Akurat bagi Bisnis Kopi
Nah, itulah beberapa cara mudah yang bisa kamu terapkan dalam membuat catatan keuangan yang akurat, pada bisnis kopi yang sedang kamu jalankan.
Jika bisnismu semakin berkembang, sebaiknya kamu juga mulai mengubah format catatan keuangan dengan menggunakan aplikasi komputer, ya.
Mengapa? Karena hal tersebut pasti akan sangat membantu kegiatan operasional, serta menghemat waktu kerja bisnismu.
Semoga bermanfaat!
. . .
Kalau kamu termasuk salah satu pelaku usaha kecil, online sellers, atau freelancers, KoinWorks punya satu solusi nih untuk semua kebutuhan keuangan kamu.
Mulai dari transfer antar bank tanpa biaya admin, pembuatan invoice & laporan keuangan, hingga ke akses yang fleksibel untuk mendapatkan pinjaman– semua ini khusus untuk mendukung usaha & bisnis kamu, dan bisa kamu dapatkan di KoinWorks NEO.
Yuk, cari tahu lebih banyak tentang KoinWorks NEO di sini!
