Bagaimana menentukan format invoice yang sesuai kebutuhan untuk sebuah bisnis kopi?
Dalam menjalankan sebuah bisnis, baik itu bisnis yang berhubungan dengan bisnis lain, atau bisnis yang langsung berhubungan dengan konsumen, pastilah kamu memerlukan invoice untuk menagih pembayaran.
Jika tidak ada bukti penagihan pembayaran yang resmi dari bisnismu, bisa-bisa bisnismu tidak dibayar secara tepat waktu oleh konsumen, dan kamu akan kesulitan menjaga arus kas.
Lalu, bagaimana cara menentukan format invoice yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, serta apa saja komponen yang harus tertulis di dalam sebuah lembar invoice?
Daftar Isi
Apa itu Invoice?
Invoice adalah dokumen komersial yang berisi informasi mengenai transaksi yang terjadi antara seorang penjual dan seorang pembeli, dan biasanya berisi jumlah uang yang harus dilunasi oleh pembeli.
Informasi-informasi yang tertera pada sebuah lembar invoice meliputi identitas penjual dan pembeli, nama dan jumlah barang/jasa, jumlah barang/jasa, serta total harga barang/jasa yang perlu dibayar.
Kamu pernah mendapatkan bon, nota, atau bill ketika mengunjungi sebuah restoran? Nah, itu adalah versi paling simpel dari sebuah invoice.
Intinya, invoice berisi kewajiban membayar.
Sedangkan, kuitansi atau setruk pembayaran adalah bukti bayar sah yang perlu kamu berikan kepada pembeli ketika mereka sudah melunasi pembayaran sesuai jumlah tagihan pada invoice.
Jenis Invoice
Pada dunia bisnis terdapat beragam jenis invoice, sesuai kebutuhan dan jenis bisnis masing-masing.
Ada invoice biasa, invoice proforma, serta yang terakhir adalah invoice konsuler.
Mari kita bahas secara singkat satu per satu;
1. Invoice biasa
Invoice (atau faktur, dalam bahasa Indonesia) merupakan sebuah dokumen komersial resmi yang dikeluarkan oleh sebuah bisnis kepada para konsumen yang melakukan transaksi.
Ketika seorang pembeli setuju untuk membeli sebuah produk/jasa dari bisnismu, maka pembeli tersebut perlu mengetahui apakah detail transaksi sesuai dengan yang dibeli, dan berapa jumlah yang harus dibayar.
Seperti telah dijabarkan sebelumnya, sebuah invoice memiliki informasi yang meliputi identitas penjual dan pembeli, nama dan jumlah barang/jasa, jumlah barang/jasa, serta total harga barang/jasa yang perlu dibayar.
Ini adalah informasi yang selalu ada pada sebuah invoice reguler.
Jika bisnismu mengeluarkan invoice, maka kamu pun perlu membuat template invoice khusus bisnis kopi tersebut.
2. Invoice proforma
Jenis invoice yang kedua adalah invoice proforma.
Informasi di dalamnya serupa dengan informasi pada invoice reguler.
Tetapi, faktur jenis ini biasanya digunakan ketika pembayaran yang dilakukan oleh pembeli dilaksanakan secara bertahap, sesuai perjanjian dengan penjual.
Setelah pembayaran lunas, barulah kamu bisa mengganti faktur-faktur ini dengan dokumen invoice reguler.
Jenis faktur proforma seperti ini lazim digunakan jika kamu sering berbisnis dengan bisnis lain yang melakukan metode dropship dan reseller.
3. Invoice konsuler
Jenis faktur yang terakhir adalah invoice konsuler.
Jika nanti bisnismu sudah berkembang dan sudah tidak berskala kecil lagi, ada waktunya kamu perlu berbisnis dengan pihak lain dari luar negeri.
Ketika itu, kamu perlu menjual dan mengirim produkmu ke luar negeri.
Nah, dokumen invoice konsuler-lah yang perlu kamu kirimkan kepada pembeli tersebut.
Format dan informasi yang tertera serupa dengan invoice reguler, namun mungkin kamu perlu menuliskan semua informasi tersebut dalam bahasa Inggris agar dapat lebih dimengerti.
Jangan lupa untuk memastikan legalitas dari pembeli tersebut sebelum kamu melakukan ekspor, ya.
Komponen Penting pada Sebuah Invoice
Seperti telah disebutkan sebelumnya, terdapat beberapa komponen penting yang harus selalu tertulis di setiap lembar invoice.
Misalnya:
- Nomor transaksi
- Judul transaksi
- Tanggal transaksi
- Identitas penjual & pembeli
- Daftar barang/jasa yang diperjualbelikan
- Syarat & ketentuan (jika ada)
Menentukan Invoice yang Sesuai
Di sebuah bisnis kopi, jenis invoice yang kamu gunakan haruslah sesuai dengan kebutuhan transaksi bisnis.
Bagi transaksi sehari-hari dengan konsumen langsung, tentu bisnismu bisa menyediakan sebuah nota penjualan atau bill.
Ini juga termasuk untuk transaksi online delivery.
Namun, jika kamu menyediakan minuman kopi dalam jumlah besar untuk acara-acara tertentu, misalnya acara kantor atau sebuah family gathering, kamu bisa menyediakan invoice biasa maupun proforma untuk para konsumen.
Nah, informasi yang kamu tulis di lembar tagihan tersebut setidaknya harus meliputi 6 komponen di atas.
Jangan lupa untuk selalu menyimpan salinan dari dokumen invoice tersebut, ya.
Pentingnya Menentukan Invoice yang Sesuai untuk Bisnis Kopi
Itulah penjelasan singkat mengenai fungsi dan jenis invoice yang sesuai untuk operasional bisnis kopimu.
Dengan adanya dokumen komersial seperti invoice yang baik, bisnismu akan dapat berjalan dengan lebih profesional dan tentunya akurat.
Semoga bermanfaat!
. . .
Kalau kamu termasuk salah satu pelaku usaha kecil, online sellers, atau freelancers, KoinWorks punya satu solusi nih untuk semua kebutuhan keuangan kamu.
Mulai dari transfer antar bank tanpa biaya admin, pembuatan invoice & laporan keuangan, hingga ke akses yang fleksibel untuk mendapatkan pinjaman– semua ini khusus untuk mendukung usaha & bisnis kamu, dan bisa kamu dapatkan di KoinWorks NEO.
Yuk, cari tahu lebih banyak tentang KoinWorks NEO di sini!
