Kemampuan dasar yang harus dimiliki jika kamu seorang agen adalah membuat invoice atau lembar penagihan. Untuk itu, sebaiknya segera pelajari cara membuat dan contoh format invoice supaya kamu tidak bingung saat diminta oleh pelanggan. Hal ini sebagai dasar sebelum membuat lembar tagihan.
Daftar Isi
Pengertian dan Manfaat Pembuatan Invoice
Pengertian Invoice atau dalam KBBI disebut invois, adalah sebuah daftar barang kiriman yang dilengkapi nama, jumlah dan harga yang harus dibayar oleh pembeli atau pemesan barang.
Berdasarkan pengertian itu, maka invoice bisa keluar apabila pembeli belum melakukan pembayaran pesanan dan telah menerima barang. Lembar inilah yang dijadikan dasar penagihan pembayaran barang.
Ada beberapa macam invoice yang harus kamu tahu, yaitu:
Invoice Standar
Invoice ini diberikan saat pelanggan produk kosmetik kamu menerima seluruh barang yang diminta. Kemudian mereka akan membayar sesuai tagihan pada invoice.
Invoice Proforma
Lembar tagihan ini sifatnya sementara, diberikan saat kamu hanya memiliki sebagian produk kosmetik yang diminta pelanggan. Artinya permintaan pelanggan belum sepenuhnya terpenuhi.
Namun ketika seluruh permintaan produk kosmetik sudah diberikan, maka akan terbit invoice standar sebagai bukti seluruh barang sudah diterima.
Invoice Konsuler
Terakhir adalah invoice yang digunakan untuk perdagangan antar negara. Sifatnya khusus dengan tanda pengesahan dari kedutaan besar.
Manfaat Invoice
Sebelum belajar mengenai cara membuat dan contoh format invoice, kamu harus mengetahui manfaatnya. Dokumen ini sangat bermanfaat untuk agen produk kosmetik.
Apalagi jika kamu memiliki pencatatan keuangan yang buruk. Maka invoice penjualan bisa membantu untuk merapikan catatan.
Bukti Pembayaran
Invoice berguna sebagai bukti pembayaran sebuah produk kosmetik. Apabila ada kesalahpahaman saat transaksi, maka invoice ini lah yang bisa dijadikan bukti antara agen dengan pembeli.
Laporan Pajak
Dalam lembar invoice, tercantum jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh pembeli produk kosmetik. Maka dari itu, invoice berguna untuk dilampirkan saat ada pelaporan pajak untuk agen produk kosmetik kamu.
Catatan Penjualan
Meski dicatat dengan hati-hati, namun terkadang ada saja selip yang terjadi pada laporan keuangan bisnis kamu. Invoice bisa membantu kamu merapikan pencatatan penjualan produk kamu, mulai dari siapa saja toko yang melakukan order sampai produk kosmetik apa saja yang juga dipesan.
Arsip Perusahaan
Kunci kelancaran pencatatan keuangan adalah kepemilikan arsip yang lengkap. Hal ini harus diterapkan oleh bisnis kosmetik kamu. Invoice bisa disimpan sebagai arsip penjualan usaha.
Format Invoice Produk Kosmetik
Apa saja yang harus ada pada invoice produk kosmetik? Berikut cara membuat dan contoh format invoice:
Identitas Lengkap Penjual
Bagian paling atas kamu bisa mencantumkan nama perusahaan kamu. Jangan lupa untuk membubuhkan alamat dan nomor telepon. Sebagai contoh:
PT Republik Glow
Jalan Panglima Sudirman Kavling 10, Jakarta Pusat
(021) 65xxxxx
Identitas Lengkap Pembeli
Identitas ini berisi nama toko yang membeli sekaligus nama membeli. Kemudian cantumkan alamat toko dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
Contoh:
Pembeli : TOKO CANTIK
Nama : Fatmawati
Alamat : Jalan Kebayoran Baru Ruko No 1, Kelurahan Ampel Gading, Surabaya.
Telepon : 087xxxxxxxx
Nomor Invoice
Nomor ini harus urut sesuai transaksi.
Nomor Member
Pada bisnis kosmetik, sebaiknya pelanggan diberikan nomor member. Bedakan antara member tergantung sebanyak apa pembelian.
Nomor ini juga bisa berfungsi untuk membedakan potongan harga atau diskon tiap member. Selain bisa memudahkan kamu, pelanggan produk kosmetikmu juga akan senang dengan fasilitas ini.
Tabel Produk
Pada tabel tagihan ini, cantumkan nomor, nama produk kosmetik yang dibeli, jumlah pembelian, harga per pcs, dan total keseluruhan.
Contoh (berurutan):
(01) Bedak Viva 10 karton 1.000.000 10.000.0000
Diskon
Diskon ini dalam bentuk persentase jika ada
Besar Pajak
Total Tagihan Setelah Ditambahkan Pajak
Due Date Pembayaran
Catatan Pembayaran
Contoh:
- Pembayaran dilakukan melalui rekening PT Republik Glow dengan nomor XXXXX
- Keterlambatan pembayaran dikenakan bunga 5%
Tanggal Transaksi
Nama Pembuat Invoice Disertai Jabatan
Kemudian setelah melakukan transaksi, beri tanda tangan dan stempel.
Cara Membuat Invoice Bisnis Kosmetik
Supaya lebih mudah, berikut cara membuat invoice untuk bisnis kosmetik kamu:
- Siapkan lembar desain, bisa dalam format word atau excel;
- Buat kop yang berisi judul lembaran yakni INVOICE. Kemudian sisipkan logo disertai dengan identitas perusahaan;
- Kemudian buat kotak baru untuk membedakan antara kop dengan badan invoice;
- Badan invoice berisi kolom identitas pembeli produk kosmetik. Bisa kamu letakkan pada sebelah kiri lembar penagihan;
- Lalu letakkan nomor invoice pada sebelah kanan, dan kolom due date pembayaran. Karena kamu adalah agen produk kosmetik, sebaiknya gunakan sistem member khusus pelanggan. Ini akan memudahkan kamu membedakan diskon antar pembeli;
- Buat tabel yang berisi nomor, nama produk kosmetik kamu, jumlah yang dibeli, harga per pcs dan total. Kemudian pada bagian bawah, beri rincian pajak seperti pada format. Terakhir adalah total pembayaran;
- Kemudian pada sebelah kiri bawah atau akhir dari invoice, bubuhkan catatan pembayaran (jika ada).
- Supaya presisi, tanggal transaksi dan nama pembuat invoice diletakkan pada bagian kanan.
- Jangan lupa untuk selalu memberikan tanda tangan dan stempel, jika bayar sudah dibayar oleh pelanggan produk kosmetik kamu.
Itulah cara membuat dan contoh format invoice untuk agen kosmetik seperti bisnis kamu. Segera buat jika bisnis kamu belum memilikinya ya supaya proses transaksimu jadi lebih aman.
Bank digital hadir untuk pelaku UKM, freelancers, dan online sellers di Indonesia.
Urus segala keperluan bisnis dan keuangan pakai KoinWorks NEO. Kemudahan berbagai layanan seperti bebas biaya transfer antar bank dan pinjaman modal tanpa agunan untuk bisnismu hanya dengan satu aplikasi!
Lihat juga berbagai panduan dan informasi bisnis hanya di KoinWorks.
