Cara Membuat Kwitansi Penjualan/Pembelian yang Baik dan Benar

Kwitansi merupakan salah satu tanda sahnya suatu transaksi jual beli, atau pembayaran. Terdapat juga banyak jenis kwitansi, yakni ada kwitansi jual beli, kwitansi sewa menyewa, kwitansi penggadaian, dan lain sebagainya.

Berikut ini ialah cara membuat kwitansi penjualan/pembelian yang baik dan benar.

Apa itu Kwitansi

Kwitansi ialah suatu bukti penerimaan atas sejumlah uang yang ditandatangani oleh pihak penerima uang dan lalu diserahkan kepada pihak yang membayar serta bisa menjadi bukti transaksi.

Sedangkan ukuran kwitansi bisa bermacam-macam yakni mulai dari ukuran kecil, sedang hingga besar, ketebalan kertasnya juga bisa bervariasi.

Baca Juga: Mengenal Platform Pembayaran e-Payment

Hal yang Harus ada pada Kwitansi

Ukuran dan tingkat ketebalan kertas kwitansi bisa beragam, namun ada hal yang harus ada pada suatu kwitansi, yakni meliputi beberapa hal sebagai berikut ini.

• Nomor Kwitansi

Nomor kwitansi perlu ada guna tertib administrasi dan memudahkan mengingat tiap jenis transaksinya. sesuai dengan keperluan.

Nomor kwitansi biasanya dibuat berurutan sesuai waktu dan tanggal transaksinya  juga jenis transaksinya. Baik dalam angka saja atau kombinasi antara angka dan kode huruf.

• Pernyataan Telah diterima dari

Berikutnya selain nomor kwitansi maka juga perlu adanya tulisan berupa pernyataan Telah diterima dari.

Pada bagian ini akan diisi dan menyertakan nama lengkap pihak pemberi uang  yakni bisa individu perseorangan atau dapat atas nama perusahaan atau instansi atau organisasi yang melakukan pembayaran atas suatu transaksi yang terjadi.

• Jumlah Uang

Selanjutnya ialah harus ada kolom guna mengisikan nilai jumlah uang yang ditransaksikan. Nilai jumlah uang transaksi jual beli tersebut ditulis secara lengkap, yakni dalam format angka maupun juga dalam format tulisan hurufnya sebagai sarana cross check agar tidak terjadi kekeliruan atau kesalahan nilai jumlah uangnya, dan dilengkapi atau disertai juga dengan jenis satuan mata uangnya, yakni seperti dalam Rupiah atau USD dan lain sebagainya.

Pencantuman sejumlah nilai uang tersebut disebutkan secara lengkap dan rinci pada kwitansi, antara lain karena hal tersebut merupakan hal pokok pada suatu kwitansi dan dimaksudkan agar jelas dan menghindari terjadinya kesalahan.

• Jenis barang atau produk yang ditransaksikan

Lalu hal yang wajib ada juga pada suatu kwitansi itu ialah objek transaksinya, yakni barang atau produk yang menjadi dasar terjadinya transaksi dalam sejumlah nilai uang tersebut. Kolom pada lembar kwitansi untuk hal ini biasanya cukup lebar sehingga cukup memadai serta tersedia space ruang tulis yang cukup luas untuk menulis dan mencantumkan jenis barang atau produk nya dengan secara rinci dan detail.

Sebagai contoh bisa dilihat pada gambar. Cantumkan detail rincian dan informasi barang atau produk tersebut dengan secara jelas.

• Stempel atau cap yang disertai dengan materai

Kemudian agar kuat secara hukum dan resmi maka kwitansi perlu juga diberi cap stempel perusahaan dan juga diberi materai yang cukup.

Pada kondisi saat ini maka nilai materai yang berlaku adalah sebesar 10 ribu Rupiah. Dengan demikian maka kwitansi menjadi lebih kuat secara legalitas. Letak stempel dan materai ialah pada bagian akhir dari lembar kwitansi.

Baca Juga: 8 Cara dan Alat Pembayaran Internasional untuk UKM

Cara Membuat Kwitansi

Kwitansi bisa diisi secara manual atau dibuat dengan cara dicetak dengan menggunakan komputer.

Cara Manual

Pada lembar kwitansi kosong yang ada tinggal diisi dan dituliskan rinciannya secara manual sesuai dengan kolomnya. Lalu ditandatangani dan lain sebagainya.

Jika pengisian datanya menggunakan tulisan tangan maka usahakan agar tulisan tersebut bisa terbaca dengan jelas dan gunakan tinta yang tidak luntur. Selain itu lembar kwitansi juga bisa diisi dengan cara diketik dengan menggunakan mesin ketik.

Print Komputer

Kwitansi juga bisa dicetak langsung dengan menggunakan komputer. Caranya ialah sebagai berikut.

• Download dan install lalu buka software Microsoft Word
• Lalu pilih kertas tipe A6.
• Kemudian bisa mulai isikan nama, dan tanggal kwitansi dibuat, serta nama toko atau nama perusahaan dan juga alamat toko pengirim kwitansi. Juga list atau daftar tabel yang berisi berbagai barang atau rincian produk yang akan dibeli.
• Sesuaikan kolom nya dengan jumlah rincian barang atau produknya. Lalu sertakan juga dengan jumlah totalnya di bagian akhir kolom.
• Cantumkan juga dengan tempat terjadinya transaksi serta tanggal transaksinya dan beberapa keterangan serta informasi yang sekiranya perlu dicantumkan pada tempatnya.
• Kemudian cetak dan bubuhi tanda tangan serta stempel dan materai yang cukup.

Itulah cara membuat kwitansi jual beli yang baik dan benar. Selain itu ada juga hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan kwitansi sebagai berikut ini.

Baca Juga: Metode Pembayaran KTA Yang Perlu di Pahami

Hal-hal Terkait Kwitansi yang Perlu diperhatikan

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan kwitansi.

Mengingat konsekuensi hukumnya maka hindari dan jangan pernah sekalipun menandatangani kwitansi kosong.

Tuliskan dengan secara lengkap mengenai nama orang yang akan menerima sejumlah uang yang tercantum dalam kwitansi.

Tiap akhir dari suatu uraian atau penjelasan maka sebaiknya dicantumkan dan beri tanda akhir tulisan.

Tujuannya agar keterangan atau penjelasan pada kwitansi tersebut tidak bisa ditambahkan dengan penjelasan yang lain, yang nantinya bisa berpotensi merugikan salah satu ataupun kedua belah pihak.

Pencantuman keterangan tempat transaksi dan juga tanggal transaksinya sebaiknya berdekatan dengan tanda tangan orang yang akan menerima sejumlah uang tersebut.

Apabila dalam pembuatan kwitansi tersebut secara hukum diwajibkan menggunakan materai, maka pembubuhan tanda tangannya haruslah mengenai materai yang ditempelkan pada lembar kwitansi tersebut.

Baca Juga: Bagaimana Cara Melakukan Pembayaran Kredit Multiguna

Fungsi dan Manfaat Kwitansi

Fungsi dan manfaat kwitansi antara lain ialah sebagai berikut.

• Tanda Bukti Transaksi dan Pembayaran

Kwitansi merupakan dokumen tanda bukti bagi pembeli atau pihak yang telah membayar atau menyerahkan sejumlah uang baik itu berupa pembayaran penuh atau pembayaran sebagian sebagai uang muka bahwa ia telah memberikan senilai tertentu uang tersebut kepada pihak penjual atau penerima uang, sebagai tanda jadi suatu transaksi.

Sehingga sesuai kesepakatan maka jika terjadi pembatalan transaksi dan uang yang telah dibayarkan akan dikembalikan seutuhnya seluruhnya atau disertai tambahan sejumlah kompensasi atau justru dikembalikan sebagian dengan sejumlah potongan denda maka kwitansi tersebut adalah yang akan dijadikan sebagai bukti dokumennya.

• Bukti Pembelian

Kwitansi juga merupakan suatu tanda bukti pembelian, bahwa pihak penjual telah menerima sejumlah uang dari pembeli, sebagai pembayaran,  sehingga jika nantinya ada yang mengakui telah membeli barang namun tidak dapat menunjukkan kwitansinya, maka berarti pembelian tersebut tidak dapat dianggap pernah terjadi, dan barang tidak dapat diserahkan.

• Dokumen Bukti secara Hukum

Kwitansi juga merupakan alat bukti surat dokumen yang bisa dijadikan  sebagai bukti legal dan sah dalam suatu persidangan, jika pada suatu saat terjadi adanya suatu gugatan atau permasalahan sengketa.

Perlu diketahui dan diingat serta harus bisa dibedakan bahwa nota jual beli adalah bukan kwitansi. Kwitansi juga bisa dibuat rangkap dua dan masing-masing dipegang oleh tiap pihak yang bertransaksi.

Bisa kwitansi asli bagi pembeli yang menyerahkan uangnya dan tembusannya bagi penjual yang menerima uang pembayarannya.

Baca Juga: Cara Membuat Paypal dan Menggunakannya untuk Transaksi