Bagaimana cara yang mudah untuk bayar gaji para karyawan yang ada di beberapa rekening berbeda?
Faktanya, mengatur karyawan merupakan salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan bisnis. Bahkan dalam skala kecil menengah atau UKM, pebisnis tetap harus mahir mengelola kinerja karyawan hingga ke hal-hal kecil.
Kunci terpenting dari pengelolaan karyawan juga ga terlepas dari masalah gaji.
Jika kamu seperti saya yang sudah menjalani sistem penggajian yang cukup ribet dengan pembagian gaji mingguan, gaji pokok, uang makan dan sebagainya, saatnya pahami lebih lanjut soal pemilihan aplikasi perbankan digital yang akan menyelesaikan semua masalahmu.
Daftar Isi
Keunikan Sistem Gaji untuk Bisnis UKM
Berbeda dengan perusahaan yang memiliki sistem HRD atau manajemen payroll yang sudah lengkap, pebisnis UKM tentu sudah paham dengan tantangan mengelola pembayaran gaji karyawan.
Jika payroll perbankan sudah mengatur otomasi pembayaran dengan sistem terjadwal, maka pemilik UKM umumnya masih harus melakukan proses pembayaran gaji dengan cara yang tergolong manual.
Ini wajar, karena bagaimanapun juga sistem payroll biasanya perlu perusahaan terapkan mengingat jumlah karyawan yang sudah cukup besar.
Otomatis ada risiko terjadi kesalahan pada perhitungan gaji, boros waktu, dan lain sebagainya. Sedangkan pebisnis UKM rata-rata masih bisa menangani sistem perhitungan gaji secara manual karena jumlah pekerja yang biasanya tidak begitu banyak.
Termasuk saya sendiri yang bergerak di bidang jasa pencucian sarang walet berskala kecil-kecilan. Saat ini saya memiliki sekitar 8-10 orang karyawan dengan sistem penggajian yang standar di dunia mencuci & membersihkan sarang walet. Namun, meski tidak banyak karyawan, sistem penghasilan di bidang ini tergolong ribet.
Saya biasanya membayar beberapa jenis penghasilan ke karyawan saya, antara lain gaji mingguan dengan sistem borongan. Perhitungannya juga tidak fixed, karena berdasarkan target kemampuan produksi per hari, alias dihitung per gram. Selain itu, ada juga uang makan bagi pekerja sehari penuh dan ada juga uang makan setengah hari buat yang bekerja hingga jam-jam tertentu.
Saya juga memberikan biaya gaji pokok yang sifatnya tetap, namun prinsipnya para pekerja saya bisa berpenghasilan sesuai kemampuan masing-masing. Biasanya total pengeluaran gaji bulanan bisnis UKM saya berkisar di angka yang cukup stabil. Namun jika di-break down, tetap saja ada tantangan tersendiri dalam perhitungan dan kebutuhan transfer baik dari periode mingguan atau bulanan.
Poin yang ingin saya sampaikan, pebisnis UKM memang sudah harus dihadapkan dengan sistem penggajian yang beda dan unik sesuai usaha masing-masing. Yang artinya, tidak bisa hanya mengandalkan sistem payroll yang cenderung mahal ataupun mengandalkan solusi biasa.
Pentingnya Sistem Penggajian Tepat Waktu Bagi UKM
Sebelum langsung membahas solusi penggajian bagi UKM, ada satu poin penting yang menurut saya penting bagi setiap pebisnis UKM.
Banyaknya tantangan dalam penggajian bagi pebisnis UKM tidak boleh dianggap sepele.
Menurut saya pribadi, sebaiknya tidak menjadikan keunikan seperti yang saya jelaskan tadi sebagai alasan untuk tidak memberikan yang terbaik kepada karyawan.
Sebagai pebisnis UKM yang bijak, kamu pasti tahu pentingnya kualitas pekerja dalam kelancaran bisnis. Jadi sewajarnya, mereka harus mendapatkan kompensasi yang pantas – selain dari segi jumlah, tentunya juga dari segi ketepatan waktu pembayaran.
Apalagi untuk karyawan UKM yang sering harus mengandalkan penghasilan untuk biaya hidup sehari-hari, penting bagi pemilik usaha agar lebih peka terhadap hal-hal seperti ini.
Dari berbagai riset, saya mendapati beberapa manfaat dari proses bayar gaji karyawan UKM secara tepat waktu, antara lain:
Meningkatkan produktivitas karyawan
Bisnis UKM biasanya masih berbasis kekeluargaan, jadi ketepatan proses bayar gaji karyawan itu sudah jadi bagian dari asas saling menghargai.
Saya juga mendapati dengan sistem penggajian yang tepat waktu, karyawan semangat bekerja dan tidak merasa ada kekhawatiran.
Apalagi untuk bisnis yang butuh ketelitian dan kebersihan seperti pada bisnis UKM yang saya jalankan, saya tidak ingin ada distraksi yang bisa memengaruhi kualitas pengerjaan produk.
Menghemat biaya secara jangka panjang
Dalam situasi di mana ada karyawan saya yang harus berhenti bekerja karena satu alasan dan lainnya, saya harus kelimpungan mencari pengganti.
Biasanya, yield produksi akan menurun, dan harus saya kejar dengan mengerahkan lebih banyak pekerja.
Belum lagi biaya pasang iklan, mengajarkan keahlian ke pegawai baru, membeli perangkat kerja baru dan sebagainya. Jadi lebih baik pastikan sistem penggajian sudah lancar supaya mencegah hal-hal seperti ini.
Mengurangi frekuensi pinjaman
Dengan sistem penggajian yang teratur dan lancar, maka karyawan juga lebih bisa mengelola keuangan dan menghindari pinjaman pribadi. Minimal ini yang saya rasakan karena dengan pembenahan sistem gajian, masalah produktivitas, komitmen bekerja dan hal-hal lainnya bisa berjalan lebih lancar secara jangka panjang.
Beberapa Cara Pembayaran Gaji Bagi Pebisnis UKM
Bagi pebisnis UKM dengan jumlah karyawan di bawah 10 orang, maka seharusnya masih bisa menggunakan sistem penggajian manual. Beberapa rekan pebisnis UKM dengan jumlah karyawan hingga 15-20 orang juga lebih memilih solusi sistem penggajian manual.
Sedikit repot memang jika masih menggunakan sistem manual atau transfer dari satu rekening ke rekening lainnya. Tapi tetap ada beberapa keunggulan dari penggunaan sistem manual bagi UKM, yaitu:
- Tidak harus bayar biaya software payroll.
Memang ada software payroll yang tidak mahal banget, tapi tidak semua pebisnis UKM siap mengeluarkan anggaran ekstra. Dari pengalaman saya, rata-rata pasti memilih manual daripada harus repot belajar sistem payroll online.
- Semakin paham sistem penggajian luar dalam.
Sebagai biaya operasional, sudah sewajarnya pebisnis UKM harus paham soal penggajian karyawan. Apalagi jika tidak ada staff pembukuan khusus, mengurus gaji karyawan secara manual memang sebaiknya dilakukan langsung.
- Dengan pengelolaan yang tepat, sistem manual tidak rentan error.
Saya pribadi masih menggunakan pencatatan dengan Excel yang sudah dilengkapi dengan formula matematika standar. Saya pikir, ini sudah sangat membantu proses perhitungan gaji tanpa banyak celah error.
Nah, sekarang sisa satu masalah saja jika pebisnis UKM masih menggunakan sistem penggajian manual. Apa lagi kalau bukan, biaya transfer antar bank. Jika harus bertransaksi 10 kali per hari untuk semua kebutuhan bisnis, dan dikenakan biaya Rp 6.000 saja, maka bisa kita bayangkan total biaya transfer bulanan yang fantastis.
Beberapa solusi yang pernah saya coba antara lain:
Mewajibkan karyawan membuka rekening di salah satu bank pemerintah
Alasannya agar saya bisa lebih menghemat biaya transfer. Tapi lama kelamaan hal ini jadi tidak memungkinkan karena setiap karyawan yang baru masuk harus membuka rekening baru.
Tidak jarang mereka harus mengambil cuti khusus untuk mengurus pembukaan rekening.
Apalagi jika karyawan pendatang daerah tidak selalu memiliki dokumen lengkap, maka akan sangat repot dari segi pembukaan rekening.
Memberikan gaji secara tunai
Solusi selanjutnya saya mencoba untuk memberikan uang tunai, tetapi semua pasti tahu kalau ini bukan lagi solusi ideal.
Saya tetap harus kerepotan pada setiap akhir minggu untuk menarik uang tunai, jumlahnya juga bisa cukup besar pada bulan-bulan tertentu dan perputaran keluar masuk uang menjadi tinggi.
Pencatatan sistem tunai juga ribet bagi saya yang lebih mengandalkan transaksi perbankan.
Masalah keamanan juga berisiko baik bagi saya sebagai pebisnis maupun karyawan penerima gaji. Karyawan juga sulit mentransfer tunai ke keluarga di daerah.
Mereka jadi sering menitip transfer via rekening saya, yang artinya biaya transfer yang ingin dihindarkan tadi.
Transfer via perbankan digital
Solusi terakhir yang saya coba adalah aplikasi perbankan digital. Pada beberapa aplikasi yang saya coba, ada yang membebaskan transfer hingga 25 kali. Namun untuk kebutuhan penggajian dan transfer kebutuhan bisnis saya yang intens, kuota free transfer tersebut hanya bisa bertahan sekitar 1-2 minggu saja.
Di antara semua solusi, memang aplikasi perbankan digital ini lebih efisien. Bertransaksi online dengan aplikasi perbankan juga sifatnya langsung, sehingga saya bisa memenuhi kewajiban pembayaran karyawan dengan tepat waktu.
Solusi Terbaik Pembayaran Gaji dengan KoinWorks NEO
Setelah beberapa tahun berkompromi dengan solusi perbankan digital, saya akhirnya menemukan solusi yang beda yaitu KoinWorks NEO.
Bersistem neobank sepenuhnya berbasis online & fully internet, KoinWorks NEO bukanlah konsep perbankan yang selama ini kita ketahui. Aplikasi perbankan digital ini tidak memiliki kantor cabang namun sudah memenuhi semua regulasi sesuai penetapan oleh OJK termasuk ketentuan modal minimum dan standar sekuritas untuk transaksi online.
Lalu, apa yang menjadikan KoinWorks NEO beda dengan aplikasi digital perbankan biasa, khususnya untuk pembayaran gaji karyawan?
Bebas biaya transfer
Karena bersifat sepenuhnya digital dan tidak harus memelihara biaya cabang/kantor, KoinWorks NEO bisa memberikan fasilitas GRATIS transfer antar bank kemana pun. Saya bisa melakukan transfer kapan saja dan ke mana saja, termasuk rekening luar negeri, tanpa harus terbebani biaya apa pun.
Promo menarik
Kalau bebas biaya tidak cukup menarik, bagaimana dengan cashback dari setiap transfer uang?
KoinWorks NEO sempat pernah mengadakan promo cashback hingga 50% yang semakin meningkat jumlahnya sesuai frekuensi transfer. Karena promo ini sifatnya berlaku untuk transfer ke setiap orang yang berbeda, kebetulan saya bisa mencapai nilai cashback tertinggi.
Siapa sangka dari transfer gaji saja mendapatkan cuan tambahan?
Sebagai info, promo dari KoinWorks NEO bisa berubah dari waktu ke waktu namun dari perspektif bisnis sejauh ini, banyak sekali promo menarik yang bisa diaplikasikan dalam konteks bisnis, termasuk membayar pengeluaran khusus bisnis hingga menerima pembayaran dari customer.
Tersedia hingga 5 akun
Sistem transfer di KoinWorks NEO menggunakan yang namanya NEO Card. Setiap pengguna bisa membuka hingga 5 NEO Card dengan total limit Rp 100 juta per card.
Cukup mentransfer atau top up saldo NEO Card, maka setiap card bisa kamu unakan secara online untuk pembayaran kebutuhan, dan transfer ke rekening mana saja.
Saat ini saya sudah mengalokasikan khusus satu NEO Card untuk kebutuhan bayar gaji karyawan. Ini sangat membantu saya dari segi pencatatan pembukuan dan melihat kembali riwayat penggajian. Cukup klik histori transaksi dan semua tercatat jelas, khusus untuk pos bayar gaji karyawan.
Singkatnya, saya akhirnya menemukan solusi perbankan digital yang benar-benar beda, dan cocok dengan bisnis UKM saya yang sifat pembayaran gajinya spesifik.
Terobosan inovasi dari KoinWorks NEO ini hanya awal aja, karena bakal banyak kemudahan menarik bagi pebisnis UKM secara jangka panjang.
Saran saya, download sekarang dan manfaatkan agar bisnis UKM lebih cepat naik kelas dari segi finansial. Selamat mencoba!
. . .
Kalau kamu termasuk salah satu pelaku usaha kecil, online sellers, atau freelancers, KoinWorks punya satu solusi nih untuk semua kebutuhan keuangan kamu.
Mulai dari transfer antar bank tanpa biaya admin, pembuatan invoice & laporan keuangan, hingga ke akses yang fleksibel untuk mendapatkan pinjaman– semua ini khusus untuk mendukung usaha & bisnis kamu, dan bisa kamu dapatkan di KoinWorks NEO.
Yuk, cari tahu lebih banyak tentang KoinWorks NEO di sini!
