Bagaimana cara yang mudah untuk membuat catatan kas kecil pada sebuah bisnis hijab?
Dalam menjalankan operasional pada suatu bisnis, tentu kamu memerlukan uang tunai dalam jumlah kecil yang selalu siap untuk digunakan.
Entah itu untuk keperluan pembelian barang/jasa yang dibutuhkan toko, atau untuk keperluan karyawan lainnya.
Bisa kamu bayangkan bagaimana jika di bisnis atau toko hijabmu, tidak tersedia sama sekali uang tunai?
Uang dalam jumlah kecil tersebut biasa disebut dengan uang kas kecil.
Lantas, bagaimana cara mengelola dan membuat catatan kas kecil tersebut?
Daftar Isi
Apa itu Kas Kecil?
Sebelum itu, kita pahami dulu apa sebenarnya yang dinamakan dengan kas kecil.
Kas kecil (petty cash) adalah uang tunai dengan jumlah yang tidak besar, yang selalu dimiliki oleh sebuah bisnis dan siap digunakan sewaktu-waktu jika memang dibutuhkan.
Misalnya, saat bisnismu kekurangan alat tulis kantor, dan kamu memerlukannya saat itu juga, kamu bisa meminta seorang karyawan untuk membelinya di toko terdekat.
Nah, uang yang digunakan untuk membeli alat tulis tersebut bukanlah dari uang pribadimu atau uang pribadi karyawan, melainkan dari uang dari kas kecil.
Begitu juga dengan kebutuhan-kebutuhan lain yang nominalnya tidak terlalu besar, dan biasanya harus dibayar dengan uang tunai.
Inilah mengapa keberadaan kas kecil cukup dibutuhkan pada kegiatan operasional setiap bisnis.
Lalu, bagaimana cara mengelola kas kecil tersebut?
Bagaimana cara membuat pencatatan agar kebutuhan kas kecil ini tidak membebani keuangan bisnismu secara berlebihan?
Cara Membuat Catatan Kas Kecil untuk Bisnis Hijab
Sama seperti aspek keuangan lain pada sebuah bisnis, penggunaan kas kecil pun harus dipantau dan dicatat secara cermat.
Hal ini agar kas kecil tetap pada fungsinya, dan tidak terlalu membebani keuangan bisnis hijabmu.
Ini juga bertujuan untuk menghindari terjadinya kecurangan dalam penggunaan uang dari kas kecil.
Berikut adalah beberapa metode pencatatan atau pembukuan saat menggunakan uang kas kecil:
1. Metode tetap (imprest fund method)
Metode tetap merujuk pada jumlah uang yang tersimpan di dalam kas kecil, yaitu nominalnya tetap tidak berubah dan sesuai dengan nominal awal.
Sebagai contoh, pada bulan Juli 2022 disiapkan uang kas kecil sebesar Rp3.000.000,00.
Di akhir bulan Juli, kamu kemudian mengumpulkan semua bukti pembayaran dan melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil (biaya listrik, biaya transportasi karyawan, pembelian alat tulis, dan lain sebagainya).
Hasilnya, selama bulan Juli, bisnismu menggunakan uang kas kecil sebesar Rp2.800.000,00.
Nah, dengan metode tetap, maka kamu perlu memasukkan kembali uang kas sebesar Rp2.800.000,00 pada bulan Agustus.
Dengan begitu, jumlah uang kas kecil akan tetap sama, yaitu sejumlah Rp3.000.000,00.
2. Metode tidak tetap (fluctuating fund method)
Metode berikutnya adalah metode tidak tetap.
Konsepnya serupa dengan metode tetap, hanya saja jumlah uang tidak selalu sama setiap bulannya.
Misalnya, pada bulan Juli 2022, uang kas kecil disiapkan dengan jumlah Rp3.000.000,00.
Ternyata, total pengeluaran pada bulan Juli adalah Rp2.700.000,00.
Nah, dengan metode tidak tetap, kamu tidak harus mengisi kembali uang kas dengan jumlah tersebut untuk bulan Agustus.
Kamu bisa mengisi uang kas kembali dengan jumlah yang lebih atau kurang dari Rp2.700.000,00.
Hal ini karena metode tidak tetap lebih menyesuaikan pada kebutuhan pengeluaran tiap bulan, dengan asumsi pengeluaran bisnis tiap bulan tidak selalu sama.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Catatan Kas Kecil
Apa saja hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan kas kecil, selain catatannya?
Permintaan uang kas kecil
Karyawan yang bertanggung jawab terhadap uang kas kecil perlu mengajukan permintaan resmi untuk mengisi kas kecil kepada bagian admin atau keuangan.
Dengan begitu, kamu dan bisnismu akan selalu memiliki catatan kapan dan berapa banyak uang yang tersalurkan untuk kas kecil tiap bulannya.
Bukti uang masuk dan keluar dari kas kecil
Penanggung jawab kas kecil pun perlu membuat catatan uang yang masuk ke dalam kas.
Informasi ini bisa berupa catatan detail tanggal dan jumlah uang yang masuk.
Untuk uang yang keluar dari kas, informasi yang dibutuhkan meliputi tanggal keluar, berapa jumlahnya, siapa yang menggunakan, dan untuk keperluan apa.
Bukti pembayaran
Bukti pembayaran merupakan dokumen pendukung yang harus diserahkan pengguna kas kecil saat melaporkan hasil penggunaan uang.
Sebagai contoh, jika ada karyawan yang menggunakan uang kas untuk membeli alat tulis kantor, maka karyawan tersebut perlu melaporkan bukti pembayaran, kuitansi, atau setruk pembayaran kepada penanggung jawab kas kecil.
Hal ini bertujuan untuk mendapatkan catatan yang rinci mengenai pengeluaran kas kecil, serta meminimalisir terjadinya kecurangan dalam penggunaan uang kas.
Sudah Paham Bagaimana Membuat Catatan Kas Kecil untuk Bisnis Hijab?
Itulah penjelasan singkat mengenai kas kecil dan bagaimana mengelola pencatatannya untuk bisnis hijab.
Walaupun sepertinya tidak krusial, namun kas kecil ini cukup bermanfaat lho untuk menunjang operasional bisnismu sehari-hari.
Jangan lupa untuk selalu mencatat pengeluaran bisnismu, ya.
Semoga bermanfaat!
. . .
Kalau kamu termasuk salah satu pelaku usaha kecil, online sellers, atau freelancers, KoinWorks punya satu solusi nih untuk semua kebutuhan keuangan kamu.
Mulai dari transfer antar bank tanpa biaya admin, pembuatan invoice & laporan keuangan, hingga ke akses yang fleksibel untuk mendapatkan pinjaman– semua ini khusus untuk mendukung usaha & bisnis kamu, dan bisa kamu dapatkan di KoinWorks NEO.
Yuk, cari tahu lebih banyak tentang KoinWorks NEO di sini!
