Sebagai pelaku bisnis salah satunya pelaku bisnis di bidang F&B khususnya bisnis Thai Tea, kamu harus memahami pengertian, cara membuat dan contoh format invoice.
Faktur atau invoice sejatinya adalah dokumen akuntansi yang dikeluarkan oleh bisnis kepada klien atau pelanggan yang menguraikan produk dan layanan yang disediakan dan merinci jumlah uang yang harus dibayar.
Jenis-Jenis Invoice (Faktur)
Berdasarkan perkembangan zaman, sekarang kita memiliki beberapa jenis invoice diantaranya:
Invoice Elektronik
Dengan adanya perkembangan teknologi, jenis dan pembuatan faktur atau invoice juga mengalami perkembangan. Salah satu jenis yang cukup populer di masa kini adalah invoice elektronik.
Fraktur jenis ini mengandalkan kekuatan komputer dengan tujuan mengurangi biaya dan tenaga manusia (SDM). Fraktur elektronik juga dinilai lebih praktis, cepat dan minim kesalahan dibandingkan jika membuat invoice secara manual atau versi tulis tangan.
Invoice Online
Jenis faktur atau invoice selanjutnya adalah yang menggunakan kekuatan internet dalam pembuatannya, disebut juga sebagai invoice online.
Invoice jenis ini memiliki keunggulan dalam menghemat biaya karena tidak memerlukan kertas untuk mencetaknya, karena bukti pembelian dan pembayaran akan segera dikirimkan lewat surat elektronik atau email pelanggan atau klien.
Invoice Seluler
invoice di dunia modern telah beralih ke seluler. Invoice jenis ini memastikan bahwa faktur sekarang otomatis, aman, dan instan, sehingga kamu sebagai pelaku usaha juga dapat menagih saat bepergian.
Macam-Macam Fungsi Invoice (Faktur)
Informasi lain yang harus kamu pahami sebelum mengetahui cara membuat dan contoh format invoice, adalah mengetahui fungsi invoice sendiri, diantaranya sebagai berikut:
Memelihara Catatan
Fungsi invoice yang pertama adalah memelihara catatan bisnis kamu. Ini menunjukan persetujuan antara kedua belah pihak dalam suatu bisnis, mulai dari pelaku usaha (yang mengeluarkan invoice) dan pelanggan atau klien (yang membayar sesuai dengan catatan yang tertera pada invoice).
Dan kedua pihak ini statusnya terikat karena harus mengikuti ketentuan dari catatan invoice yang sudah ada.
Selain itu, dengan adanya catatan yang sah dan resmi, pelaku usaha termasuk usaha Thai Tea sepertimu dapat dengan mudah mengecek, kapan, dimana, berapa dan siapa yang telah membeli barangmu.
Pelacakan Pembayaran
Fungsi selanjutnya adalah sebagai pelacak pembayaran. Dengan adanya invoice, kamu sebagai pengusaha dapat melacak kapan, dimana, siapa hingga berapa banyak jumlah pembayaran dalam kurun waktu tertentu.
Selain itu, invoice yang terstruktur juga bisa membantu kamu melacak jumlah terutang dalam bisnis mu.
Sebagai Payung Hukum
Fungsi lainnya dari invoice adalah sebagai payung hukum. Ada kalanya saat membuka usaha, beberapa oknum tidak bertanggungjawab memberikan kita syok terapi.
Misalnya, ada orang yang komplain tentang kualitas Thai Tea yang kamu jual, namun tentunya ini tidak bisa diterima mentah-mentah. Kamu harus mengecek invoice apakah orang tersebut memang pernah membeli produk mu dan seberapa banyak serta seberapa sering orang ini datang ke kedaimu.
Dengan adanya invoice, kamu bisa melindungi bisnis dan para karyawanmu dari tuntutan atau penipuan yang merugikan.
Agar Pengajuan Pajak Lebih Mudah
Meskipun termasuk bisnis kecil dan menengah, berdasarkan peraturan Undang-Undang, setiap pengusaha wajib mendaftarkan usahanya ke Dinas Koperasi dan UMKM setempat, begitu pula dengan mu.
Nah, saat sudah tercatat memiliki bisnis, kewajiban lainnya sebagai warga negara yang baik adalah membayar pajak.
Kamu tentu tidak mau kan diberi denda karena telat atau salah membayar pajak penghasilan?
Nah, dengan adanya invoice, ini akan mempermudah menghitung omset, hingga pendapatan bersih yang kamu dapatkan perbulan. Sehingga, kamu bisa melaporkan pendapatan dan membayar pajak dalam jumlah yang sesuai dengan peraturan Undang-Undang yang berlaku.
Analisis Bisnis
Invoice setiap minggu dan setiap bulan dari suatu usaha, contohnya usaha Thai Tea akan berbeda-beda. Ini bisa saja dipengaruhi oleh kesukaan orang serta tren pasar yang berbeda-beda pula.
Dengan adanya data dari invoice, kamu bisa menganalisa perkembangan bisnismu. Misalnya, di bulan ini penjualan Thai Tea rasa Green Tea lebih banyak 50% dibandingkan rasa original, dan pembelian terbanyak adalah setiap hari Jumat dan Sabtu.
Nah, dari data yang kamu dapat dari rangkuman invoice selama sebulan itu bisa menjadi modal analisis bisnis yang bagus. Kamu bisa lebih meningkatkan penjualan Thai Tea rasa Green Tea atau menambah kudapan lain dengan rasa Green Tea di menu.
Cara membuat dan contoh format invoice harus dimulai dengan mengetahui komponen atau informasi apa saja yang harus masuk dalam invoice, diantaranya:
- Tanggal invoice.
- Nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan dan pelanggan/klien kamu.
- Nomor invoice atau pengenal unik.
- Ketentuan pembayaran atau tenggat waktu pembayaran tertentu.
- Daftar terperinci dengan harga satuan, jumlah, dan harga total untuk setiap item.
- Nilai total invoice.
Cara Membuat Invoice
Mengetahui apa yang harus kamu sertakan dalam membuat adalah satu hal, tetapi menyajikan informasi ini dengan cara yang dapat dipahami dengan mudah oleh pelanggan atau klien kamu.
Kamu dapat memastikan invoice kamu sepenuhnya dapat dipahami dengan mengambil langkah-langkah berikut:
Tambahkan Judul Invoice
Faktur kamu harus dimulai dengan tajuk yang menyertakan tanggal invoice di samping informasi kontak untuk perusahaan dan klien/pelanggan kamu. Seringkali, informasi bisnis Thai Tea kamu akan berada di sisi kiri dan informasi klien akan berada di sisi kanan.
Tetapi terkadang, informasi bisnis kamu dapat berada di atas informasi klien/pelanggan kamu.
Tentukan Nomor Invoice atau Pengenal
Jika kamu mengirim invoice yang pertama untuk klien/pelanggan, kamu dapat menyertakan “invoice #0001” di judul. Atau, kamu dapat mengatur pengenal yang terkait dengan periode layanan, seperti “invoice #2021Q1” atau “invoice #FEB2021.”
Menentukan nomor invoice akan mempermudah kamu mengidentifikasi invoice melalui penentuan periode yang tertulis di invoice. Kamu juga dapat menyertakan tanggal invoice yang tepat di samping pengenal tersebut agar bisa mengidentifikasi kapan invoice dikeluarkan.
Masukkan Tabel Terperinci Berisi Harga
Inti dari invoice kamu adalah terdapat tabel layanan dan harga terperinci. Di sini, kamu akan mencantumkan setiap item dan kuantitasnya, tarif per unit (dapat berupa harga per item atau tarif per jam) dan total biaya. Di kanan bawah tabel, kamu akan menambahkan biaya setiap item baris dan mencatat jumlahnya sebagai nilai total invoice kamu.
Kamu juga harus memastikan nomor ini dicetak tebal atau mencantumkannya di tempat lain sebagai total jatuh tempo dalam font yang besar dan jelas. Dalam beberapa item dan transaksi jangan lupa juga mencantumkan pajak yang harus ditanggung pelanggan/klien.
Bubuhkan Tanda Tangan
Tanda tangan disertai cap bisa kamu gunakan sebagai stempel atau memberikan resminya suatu invoice. Karena di jaman yang sudah modern dan digital, kamu juga bisa mencantumkan barcode yang bisa di scan sebagai gantinya.
Oke, itu tadi pengertian cara membuat dan contoh format invoice yang tentu saja sangat kamu butuhkan sebagai pengusaha di industri F&B khususnya minuman kekinian Thai Tea.
Untuk para pelaku usaha kecil dan menengah, online sellers, dan freelancers. Kamu bisa lihat artikel lainnya di KoinWorks untuk dapatkan insight positif bagaimana cara berbisnis!
Nikmati kemudahan transaksi bisnis dan keuangan kamu dalam satu aplikasi hanya di KoinWorks NEO!
