Mencatat pengeluaran di kas kecil adalah bagian terpenting dalam menjalankan usaha termasuk jika kamu memiliki usaha di bidang makanan dan minuman khususnya bisnis Thai Tea. Tapi sebelum mengetahui cara mencatat pengeluaran di kas kecil, sebaiknya kamu berkenalan dulu dengan pengertian kas kecil dalam akuntansi.
Dana kas kecil yang juga disebut sebagai petty cash, adalah sejumlah kecil dana yang tersedia bagi perusahaan untuk digunakan untuk pembelian kecil yang muncul selama operasi bisnis berlangsung.
Misalnya, untuk kebutuhan jualan Thai Tea, kamu butuh membeli plastik atau sedotan atau stepler dan barang-barang kecil lainnya. Nah, kas kecil bisa diandalkan untuk pengeluaran semacam ini.
Dana kas ini memang kecil, tetapi perlu dikelola dengan baik. Kamu pasti ingin memastikan bahwa uang itu tidak salah ditangani. Pastikan juga bahwa pengeluaran kecil tidak terselip apalagi menumpuk menjadi satu pengeluaran yang besar.
Daftar Isi
Kelebihan Dana Kas Kecil
Ada beberapa kelebihan yang bisa kamu dapatkan ketika kamu mencatat pengeluaran di kas kecil diantaranya:
Menyimpan Sejumlah Uang
Seperti namanya, kegunaan kas kecil adalah menyimpan uang dalam jumlah kecil untuk keperluan yang sifatnya mendadak dan harus segera diselesaikan. Untuk bisnis Thai Tea, kamu dapat memulai dengan mengisi uang kas kecil Rp 300 ribu hingga Rp 500 ribu dulu.
Membatasi Pengeluaran Diskresioner dan Mencegah Pembelian Kecil
Kedai Thai Tea kamu sedang kehabisan plastik, atau sedotan, atau kamu butuh sabun cuci tangan untuk para karyawan agar menjaga kebersihan.
Nah, ini termasuk pengeluaran kecil yang kelihatannya sepele, tapi kalau dibiarkan dan tidak dikelola dengan benar, ini akan menjadi bola salju dan menambah pengeluaran tahunan yang signifikan.
Memungkinkan Anggota Staff Melakukan Pembelian Kecil
Ada kalanya karyawan kamu meminta uang untuk membeli barang-barang kebutuhan Thai Tea, kamu pun mengeluarkan uang dari kantongmu sendiri. Kemudian kamu berfikir, seharusnya ini termasuk pengeluaran, tetapi kamu terlalu malas mencatatnya.
Padahal sekecil apapun, pengeluaran tetaplah pengeluaran. Nah, dengan adanya kas kecil, kamu dan karyawanmu bisa membeli kebutuhan toko secara resmi tanpa mengisi laporan pengeluaran.
Mengurangi Kebutuhan Manajer Untuk Membayar Pembelian Sendiri
Bahan baku untuk Thai Tea habis? Lalu, karena ada pelanggan yang datang, manajermu dengan segera pergi ke minimarket terdekat dan membeli bahan-bahan tersebut dengan uangnya.
Di akhir bulan, manager meminta penggantian (reimburse) atau uang yang telah dia pakai untuk membeli bahan baku. Tapi kamu bingung, karena bukti pembelian tidak ada.
Nah, keraguan dan kebingungan seperti ini tidak akan terjadi jika kamu bisa mengatur dana di kas kecil. Uang di kas kecil bisa digunakan untuk membeli bahan baku yang habis di waktu yang tak terduga seperti contoh sebelumnya.
Mengurangi Pembukuan
Sedikit-sedikit catat, sedikit sedikit tulis. Pembukuan memang menjadi hal penting untuk mendapatkan nilai dari suatu usaha. Tapi ada kalanya hal-hal kecil di kedai Thai Tea kamu tidak harus dicatat.
Dengan menggunakan dana kas kecil, kamu dan karyawanmu cukup memberi memo di kas kecil tanpa mengganggu dana utama yang berputar di bisnis Thai Tea kamu. Sehingga sistem penjumlahan dan pengurangan dana juga menjadi lebih ringan dan cepat.
Cara Mencatat Pengeluaran di Kas Kecil
Cara Fixed Fund System atau Dana Tetap
Dana di kas kecil perlu mengikuti kebijakan tertentu agar dapat dikendalikan dengan mudah. Sebab, dalam banyak kasus, dana kas kecil menjadi dana utama untuk pembayaran tunai. Ada dua cara mencatat pengeluaran di kas kecil, baik offline maupun online.
Cara pertama yang bisa kamu pakai untuk mencatat pengeluaran di kas kecil adalah menggunakan sistem dana tetap. Seperti namanya, cara ini berarti kamu menetapkan kebijakan untuk semua karyawan termasuk bos untuk menyisihkan dana dalam jumlah tetap dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
Dan untuk mencatat pengeluarannya kamu bisa menunjuk satu orang untuk mengontrol pengeluaran kas kecil tersebut kemudian mencatatnya secara terperinci. Kemudian, kamu bisa catatan hasil pengeluaran akan dilaporkan di akhir bulan dengan sisa pemasukan di kas kecil yang tidak terpakai.
Dalam beberapa kasus usaha, ada kalanya dana di kas kecil tidak cukup untuk menutup kebutuhan kecil usahamu. Ini tidak jadi masalah, jadi sebenarnya ini adalah tanda bahwa kamu bisa membuat kebijakan baru untuk menambah jumlah iuran di kas kecil atau menambah frekuensi waktu.
Cara Fluctuating Fund System atau Dana Fluktuasi
Cara kedua adalah menggunakan sistem dana fluktuatif, berbeda dengan dana tetap cara ini akan membuat kamu bisa melihat perubahan yang terjadi dalam jumlah transaksi di kas kecil.
Seperti namanya, metode ini akan membuat jumlah saldo di kas kecil berubah-ubah setiap waktu atau periode, ini semua tergantung pada kebutuhan usaha Thai Tea kamu.
Keunggulan dari menggunakan sistem ini adalah kamu bisa melihat dan mencatat pengeluaran bisnis Thai Tea kamu di waktu yang real. Ditambah, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi nilai kas dengan nominal yang sama setiap waktu.
Misalnya, bulan lalu kamu mengisi kas kecil usaha Thai Tea kamu sebesar Rp 1 juta, ini tidak berlaku di bulan berikutnya, penentuan besar kecilnya nilai kas kecil akan ditentukan oleh kebutuhan dari bisnismu.
Kamu bisa mengisinya lebih, misal Rp 1.5 juta atau Rp 2 juta atau kurang, misal Rp 800 ribu. Sifat fluktuatif cara ini akan mempermudah kamu jika suatu saat bisnis sedang menurun dan dana untuk mengisi uang di kas kecil berkurang.
Dengan mencatat pengeluaran dengan cara ini, kamu juga bisa mendeteksi jika terjadi kekurangan di tengah bulan. Misalnya, pengeluaran untuk bisnis Thai Tea membengkak, kamu bisa menambah jumlah kas.
Catat Pengeluaran Agar Bisnis Tetap Aman
Dalam mencatat pengeluaran di kas kecil pada era transformasi digital sekarang, sebenarnya kamu dapat menggunakan cara-cara baru yang lebih modern untuk mencatatnya. Misalnya menggunakan komputer atau smartphone dengan menggunakan aplikasi kas kecil.
Aplikasi ini memungkinkan cara yang mudah, akurat, dan aman untuk mencatat, meninjau, dan mengedit transaksi kas kecil bisnis Thai Tea kamu. Secara keamanan aplikasi kas kecil juga menawarkan kunci kode sandi juga dapat membuat cadangan dan memulihkan data.
Demikian cara mencatat pengeluaran di kas kecil untuk bisnis Thai Tea. Jangan lupa terapkan cara tersebut supaya kamu bisa meminimalisir pengeluaran tidak terduga yang bisa mempengaruhi omset. Selamat mencoba!
Lihat berbagai strategi tepat dan efisien untuk bisnis Thai Tea kamu.
Bank digital khusus UKM pertama di Indonesia hadir untuk bantu segala keperluan bisnis dan keuangan kamu.
Kemudahan berbagai layanan seperti bebas biaya transfer antar bank dan pinjaman modal tanpa agunan untuk bisnismu hanya dengan KoinWorks NEO!
