Bagaimana cara membuat catatan kas kecil pada sebuah bisnis kopi?
Di saat kamu menjalankan sebuah bisnis, apakah kamu pernah harus mengeluarkan uang untuk suatu hal kecil di luar rencana anggaran bulanan?
Misalnya untuk membeli alat tulis kantor yang mendadak habis, atau sesekali membeli makanan ringan untuk para karyawan?
Nah, uang yang digunakan untuk keperluan-keperluan kecil tersebut berasal dari kas kecil bisnismu.
Pengeluaran dan pemasukan ini sebaiknya harus tercatat juga di dalam sebuah catatan kas kecil.
Bagaimana cara membuatnya, dan apa saja hal yang harus diperhatikan dalam membuat sebuah catatan kas kecil pada bisnis kopi?
Daftar Isi
Apa itu Kas Kecil?
Sebelum itu, kita pahami dulu apa sebenarnya yang dinamakan dengan kas kecil.
Kas kecil (petty cash) adalah uang tunai dengan jumlah yang tidak besar, yang selalu dimiliki oleh sebuah bisnis.
Uang tunai ini selalu siap digunakan sewaktu-waktu jika memang dibutuhkan.
Misalnya, saat bisnismu kekurangan alat tulis kantor, dan kamu memerlukannya saat itu juga, kamu bisa meminta seorang karyawan untuk membelinya di toko terdekat.
Nah, uang yang digunakan untuk membeli alat tulis tersebut bukanlah dari uang pribadimu atau uang pribadi karyawan, melainkan uang dari kas kecil.
Begitu juga dengan kebutuhan-kebutuhan lain yang nominalnya tidak terlalu besar, dan biasanya harus dibayar dengan uang tunai.
Inilah mengapa keberadaan kas kecil cukup dibutuhkan pada kegiatan operasional setiap bisnis.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Catatan Kas Kecil
Berikut adalah beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat membuat catatan kas kecil untuk bisnis kopimu.
Permintaan uang kas kecil
Setiap karyawan yang bertanggung jawab terhadap uang kas kecil perlu mengajukan permintaan resmi untuk mengisi kas kecil kepada bagian admin atau keuangan.
Dengan begitu, kamu dan bisnismu akan selalu memiliki catatan kapan dan berapa banyak uang yang tersalurkan untuk kas kecil tiap bulannya.
Bukti uang masuk dan keluar dari kas kecil
Penanggung jawab kas kecil pun perlu membuat catatan uang yang masuk ke dalam kas.
Informasi ini bisa berupa catatan detail tanggal dan jumlah uang yang masuk.
Untuk uang yang keluar dari kas, informasi yang dibutuhkan meliputi tanggal keluar, berapa jumlahnya, siapa yang menggunakan, dan untuk keperluan apa.
Bukti pembayaran
Bukti pembayaran merupakan dokumen pendukung yang harus diserahkan saat melaporkan hasil penggunaan uang.
Sebagai contoh, jika ada karyawan yang menggunakan uang kas untuk membeli alat tulis kantor, maka karyawan tersebut perlu melaporkan bukti pembayaran.
Bukti pembayaran bisa berupa kuitansi, atau setruk pembayaran.
Hal ini bertujuan untuk mendapatkan catatan yang rinci mengenai pengeluaran kas kecil, serta meminimalisir terjadinya kecurangan dalam penggunaan uang kas.
Cara Membuat Catatan Kas Kecil untuk Bisnis Kopi
Berikut adalah beberapa metode pencatatan atau pembukuan saat menggunakan uang kas kecil:
1. Metode tetap
Metode tetap merujuk pada jumlah uang yang tersimpan di dalam kas kecil, yaitu nominalnya tetap tidak berubah dan sesuai dengan nominal awal.
Sebagai contoh, pada Agustus Juli 2022 disiapkan uang kas kecil sebesar Rp3.000.000,00.
Di akhir bulan Agustus, kamu kemudian mengumpulkan semua bukti pembayaran dan melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil (biaya listrik, biaya transportasi karyawan, pembelian alat tulis, dan lain sebagainya).
Hasilnya, selama bulan Agustus, bisnismu menggunakan uang kas kecil sebesar Rp2.800.000,00.
Nah, jika menggunakan metode tetap, maka kamu perlu memasukkan kembali uang kas sebesar Rp2.800.000,00 pada bulan September.
Dengan begitu, jumlah uang kas kecil akan tetap sama, yaitu sejumlah Rp3.000.000,00.
2. Metode tidak tetap
Metode berikutnya adalah metode tidak tetap.
Konsepnya serupa dengan metode tetap, hanya saja jumlah uang tidak selalu sama setiap bulannya.
Misalnya, pada bulan Agustus 2022, uang kas kecil disiapkan dengan jumlah Rp3.000.000,00.
Ternyata, total pengeluaran pada bulan Agustus adalah Rp2.700.000,00.
Nah, dengan metode tidak tetap, kamu tidak harus mengisi kembali uang kas dengan jumlah tersebut untuk bulan September.
Kamu bisa mengisi uang kas kembali dengan jumlah yang lebih atau kurang dari Rp2.700.000,00.
Hal ini karena metode tidak tetap lebih menyesuaikan pada kebutuhan pengeluaran tiap bulan, dengan asumsi pengeluaran bisnis tiap bulan tidak selalu sama.
Sudah Paham Cara Membuat Catatan Kecil pada Bisnis Kopi?
Itulah penjelasan singkat mengenai kas kecil (petty cash) dan bagaimana cara membuat catatannya secara akurat.
Catatan ini cukup penting lho untuk menunjang kegiatan operasional bisnismu sehari-hari.
Dengan adanya catatan kas kecil ini, kamu dapat memantau apakah pengeluaran bisnismu tersebut berlebihan atau tidak.
Jika pengeluaran yang membutuhkan dana dari kas kecil ternyata memang sering & berulang, mungkin sudah waktunya kamu memasukkan komponen tersebut ke dalam anggaran pengeluaran bulanan bisnismu.
Semoga bermanfaat!
. . .
Kalau kamu termasuk salah satu pelaku usaha kecil, online sellers, atau freelancers, KoinWorks punya satu solusi nih untuk semua kebutuhan keuangan kamu.
Mulai dari transfer antar bank tanpa biaya admin, pembuatan invoice & laporan keuangan, hingga ke akses yang fleksibel untuk mendapatkan pinjaman– semua ini khusus untuk mendukung usaha & bisnis kamu, dan bisa kamu dapatkan di KoinWorks NEO.
Yuk, cari tahu lebih banyak tentang KoinWorks NEO di sini!
