Bagaimana cara membuat dan contoh format invoice yang benar dalam bisnis petshop? Pertanyaan ini mungkin menjadi salah satu hal yang pernah kamu lontarkan. Bagi pebisnis pemula, pembuatan invoice menjadi hal baru.
Pada dasarnya, di semua bidang usaha, kamu akan diminta membuat invoice atau tagihan pada pihak lain. Invoice sendiri adalah surat tagihan yang diberikan penjual pada pembeli sesuai dengan PO atau Purchase Order.
Di dalam invoice, bukan hanya tertera berapa jumlah yang harus dibayar pada penjual, di sana juga terdapat batas waktu pelunasan. Pembeli dapat membayar tagihan sesuai yang ditulis di invoice.
Daftar Isi
Cara Membuat dan Contoh Format Invoice yang Benar
Ketika membuat invoice, kamu harus mencantumkan berbagai informasi yang penting mengenai pembelian barang di dalam invoice. Berikut cara membuat invoice dalam bisnis petshop, yaitu:
Judul Invoice
Hal pertama yang harus diperhatikan ketika membuat invoice ialah mencantumkan nama usaha serta perusahaan di bagian tengah surat tagihan. Disarankan untuk menulis dengan menggunakan huruf kapital.
Contoh penulisannya seperti “PETSHOP SARANG”. Tujuan dari penulisan judul ini dilakukan agar bisa memudahkan pembeli atau pelanggan agar bisa mengenali invoice dari bisnis petshopmu, di tengah surat lainnya. Sehingga, pembeli akan segera melunasi invoice yang kamu berikan.
Nama serta Alamat Pembeli
Kamu juga harus menulis nama dan alamat pihak yang akan kamu tagih. Pihak dan alamat ini bisa ditujukan untuk perorangan atau perusahaan. Contohnya saja seperti sebuah perusahaan membeli ikan louhan dari bisnis petshop kamu. Sehingga, pihak yang ditujukan untuk membayarnya adalah perusahaan.
Invoice yang kamu buat harus memuat nama serta alamat dengan jelas, sehingga pelanggan mengetahui jika merekalah yang harus membayar sejumlah tagihan tersebut.
Nama serta Alamat Penerima Pembayaran
Selain nama dan alamat pihak yang ditagih, cara membuat dan contoh format invoice berikutnya adalah menulis nama serta alamat pihak yang nantinya menerima pembayaran. Hal tersebut bisa membantu pelanggan agar mudah mengetahui pada siapa pembayaran ini dilakukan.
Daftar Produk yang Dibeli
Salah satu hal yang dijadikan sebagai catatan adalah, invoice sengaja dibuat untuk melakukan penagihan pembayaran dari produk baik barang atau jasa yang sudah dibeli atau digunakan pelanggan.
Oleh sebab itu, di dalam invoice harus tercantum apa saja produk atau jasa yang dimaksud. Untuk penulisannya, pastikan penulisan produk dan jasa ini dilakukan dengan deskripsi yang lengkap sehingga pembeli mudah melakukan pengecekan.
Deskripsi yang harus dimasukkan seperti nama produk, harga satuan, jumlah, harga total dan lainnya. Bila yang ditagihkan berupa jasa, kamu bisa menuliskan dengan jelas jasa apa yang dimaksud. Contohnya seperti memandikan hewan, kemudian lengkapi juga dengan deskripsi pekerjaan dan tarif per jamnya.
Tanggal Invoice
Hal lain yang tidak kalah penting dan harus dicantumkan dalam invoice adalah tanggal. Umumnya di dalam invoice memuat tanggal pembuatan dan tanggal pembelian barang, kemudian tanggal batas waktu pembayaran tagihan.
Agar bisa menentukan batas waktu maksimal pembayaran, kamu bisa melakukan diskusi dengan pihak yang ditagih terlebih dulu.
Nomor Invoice
Sebenarnya, nomor invoice ini bukan menjadi hal yang wajib. Tetapi, akan lebih baik jika kamu mencantumkannya. Nomor berfungsi untuk memudahkan penagihan serta membuat pengarsipan surat menjadi lebih rapi.
Cara serta Ketentuan Pembayaran
Hal terakhir yang harus diperhatikan adalah cara serta ketentuan pembayaran yang dilakukan pelanggan.
Contohnya seperti pembayaran invoice ini harus dilakukan dengan mentransfer ke nomor rekening yang sudah disediakan maksimal 30 hari kerja dari tanggal pembuatan invoice. Ini menjadi hal penting, agar tidak terjadi kesalahpahaman antara kamu dan pihak pembeli.
Contoh Invoice Bisnis Petshop
Berikut contoh invoice untuk bisnis petshop.
Fungsi Invoice
Sebenarnya, secara garis besar, isi serta bentuk invoice seperti terlihat sama. Tetapi, invoice dapat berfungsi untuk berbagai macam hal. Berikut sejumlah fungsi penting invoice, antara lain:
- Sebagai tanda bukti terdapat pembelian produk serta jasa oleh pelanggan
- Invoice juga digunakan sebagai sumber data pasti, berapa jumlah tagihan yang harus dibayar serta dilunasi oleh pihak pembeli
- Bukti referensi penjualan serta pembelian barang dan jasa di kemudian hari
- Menjadi rujukan bila terdapat kesalahan di dalam pengiriman produk atau kesalahan perhitungan total tagihan
- Bukti pembayaran pajak
- Penjualan bisa menggunakan invoice untuk rujukan serta acuan menyusun pembukuan keuangan.
Manfaat Invoice
Adanya bukti invoice akan mempengaruhi kedua belah pihak, baik kamu sebagai pemilik bisnis petshop, maupun dari pembeli karena ada berbagai manfaat invoice, seperti:
- Sebagai sebuah bukti fisik atau bukti nyata jika terdapat kesepakatan antara kedua belah pihak yang terlibat dalam kegiatan jual beli
- Menunjukkan bukti informasi jumlah nilai tagihan yang harus dibayar pada kamu sebagai penjual
- Menjadi alat pasti penunjuk jumlah total produk yang kamu sediakan
- Sebagai bukti asli jika nantinya terjadi kesalahan pemesanan produk yang tidak sesuai dengan kesepakatan awal
- Salah satu dokumen yang sah, dan tercatat dalam pencatatan laporan keuangan.
Cara membuat dan contoh format invoice di atas bisa kamu tiru. Jangan lupa, pastikan membuat invoice dengan tulisan sejelas mungkin.
Bank digital hadir untuk pelaku UKM, freelancers, dan online sellers di Indonesia.
Urus segala keperluan bisnis dan keuangan pakai KoinWorks NEO. Kemudahan berbagai layanan seperti bebas biaya transfer antar bank dan pinjaman modal tanpa agunan untuk bisnismu hanya dengan satu aplikasi!
Lihat juga berbagai panduan dan informasi bisnis hanya di KoinWorks.
