Istilah invoice mungkin sudah tidak asing dalam dunia bisnis, apalagi perannya yang penting dalam transaksi keuangan. Invoice adalah dokumen bukti transaksi pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Lantas, bagaimana cara membuat invoice untuk bisnis kuliner? Berikut penjelasannya!
Daftar Isi
Cara Membuat Invoice untuk Bisnis Kuliner
Invoice akan memuat berbagai informasi penting seputar data pelanggan dan rincian transaksi pembayaran. Secara umum berikut adalah cara membuat invoice untuk bisnis kuliner yang dapat kamu coba praktikkan:
Membuat Judul Invoice
Hal pertama yang harus kamu buat dan perhatikan adalah judul invoice. Umumnya, judul dapat berupa nama dari usaha yang kamu jalankan dan ditulis di bagian tengah atau pinggir atas halaman dokumen. Judul juga dapat berupa jenis produk atau jasa yang dibeli oleh pelanggan.
Sebaiknya, kamu membuat judul menggunakan huruf kapital, tujuannya adalah agar pelanggan lebih mudah untuk mengetahui fungsi dan jenis surat yang kamu berikan. Apalagi jika pelanggan sedang mendapatkan banyak surat lain, judul dalam huruf kapital dengan nama usaha akan mendorong pelanggan untuk melunasi pembayaran.
Contoh judul yang bisa kamu buat untuk bisnis dalam bidang kuliner yang menggunakan nama usaha adalah sebagai berikut “INVOICE TOKO ROTI KITA”. Contoh lain menggunakan jenis pembelian produk adalah “INVOICE PEMBELIAN KATERING SEHAT”.
Masukkan Data Pembeli
Cara membuat invoice selanjutnya adalah dengan memasukkan data pembeli atau pelanggan. Data tersebut adalah berupa nama jelas dan alamat lengkap. Jika pihak yang wajib membayar bukan perorangan, kamu bisa menuliskan nama dan alamat perusahaan atau siapapun yang berkaitan.
Selain nama dan alamat, kamu juga bisa menuliskan kontak pelanggan. Data pembeli tersebut akan membuat pelanggan mengetahui bahwa dokumen tersebut ditujukan untuknya. Mereka juga akan mengetahui siapa yang berkewajiban untuk membayar tagihan tersebut.
Masukkan Data Penjual
Selain data pembeli, data dari penerima pembayaran juga merupakan komponen penting dalam invoice bisnis kuliner. Data ini akan membantu pelanggan untuk mengenal invoice dan mengetahui dengan jelas kepada siapa mereka harus melunasi tagihan pembayaran.
Selain itu, data penerima pembayaran juga dapat melindungi keamanan transaksi pelanggan dan tentunya jauh lebih kredibel. Karena kamu bisa menulis secara lengkap nama, alamat, serta rekening tujuan, sehingga akan meminimalisir risiko penipuan pada pelanggan.
Membuat Daftar Produk atau Jasa
Invoice adalah surat atau dokumen penagihan, sehingga di dalamnya harus memuat informasi lengkap tentang produk atau jasa yang dibeli pelanggan. Kamu bisa mencantumkan produk apa saja pada daftar produk tersebut.
Sebaiknya, kamu mencantumkan deskripsi dengan jelas, sehingga pelanggan bisa melakukan pengecekan dengan mudah. Kamu bisa mencantumkan informasi seputar nama produk, jumlah yang pelanggan beli, harga satuan produk, hingga harga total. Kamu juga bisa mencantumkan informasi tentang diskon, jika kamu memberikannya.
Contohnya adalah pelanggan membeli produk makanan berupa kue kering sebanyak 10 buah. Harga satuannya adalah sebesar Rp30.000,00. Berarti, harga totalnya adalah sebesar Rp300.000,00. Kamu memberikan diskon sebesar 15% untuk seluruh total transaksi. Berarti harga total yang harus pelanggan bayar adalah Rp255.000,00.
Ketika merinci daftar produk beserta harga tersebut, sebaiknya kamu menggunakan tabel. Agar pelanggan bisa membaca dan memahaminya dengan lebih mudah.
Cantumkan Tanggal Transaksi Dilakukan dan Nomor Invoice
Selanjutnya adalah mencantumkan tanggal serta nomor invoice. Tanggal dalam invoice bisnis kuliner akan memudahkan kamu untuk mengenali periode transaksi dan membuat laporan keuangan.
Tanggal yang dapat kamu cantumkan adalah tanggal pembuatan invoice, tanggal pembelian produk atau jasa, serta tanggal batas maksimal pembayaran.
Sedangkan untuk nomor invoice umumnya berguna ketika melakukan proses pengarsipan. Sebenarnya nomor invoice bukan hal yang wajib, namun tidak ada salahnya kamu membuat nomor khusus ini.
Nomor invoice biasanya dibuat menggunakan tahun atau bulan invoice dikeluarkan. Misalnya, kamu membuat invoice yang ketiga kalinya di tahun 2022. Maka, penulisannya bisa menjadi 220003, di mana angka 22 adalah tahun sedangkan angka selanjutnya adalah nomor urut.
Nomor invoice tersebut bisa ubah dengan menambahkan tanda hubung, garis miring, menyertakan huruf, dan sebagainya. Contohnya adalah 2022/INV/0003 atau 2022-0003.
Cantumkan Cara dan Ketentuan Pembayaran
Cara membuat invoice terakhir adalah dengan menyertakan ketentuan pembayaran. Kamu bisa mencantumkan cara pembayaran. Contohnya pembayaran bisa dilakukan melalui transfer menggunakan rekening bank yang sudah dicantumkan dalam invoice.
Sedangkan untuk ketentuan pembayaran, kamu bisa menyertakan deadline serta metode pelunasannya. Tujuannya adalah untuk meminimalisir terjadinya kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.
Misalnya, kamu memberikan waktu pelunasan selama 30 hari sejak invoice dikeluarkan. Maka, pelanggan bisa melunasi pembayaran dalam sekali transaksi.
Sudah Paham Cara Membuat Invoice Kuliner dengan Benar?
Demikianlah ulasan tentang cara membuat invoice untuk bisnis kuliner beserta contoh yang bisa kamu jadikan referensi. Invoice akan sangat mempermudah ketika kamu menagih pembayaran dan menyusun laporan keuangan bisnis. Karena itu, invoice harus kamu buat dengan teliti dan memuat informasi pembayaran yang jelas.
Untuk para pelaku usaha kecil dan menengah, online sellers, dan freelancers. Kamu bisa lihat artikel lainnya di KoinWorks untuk dapatkan insight positif bagaimana cara berbisnis!
Nikmati kemudahan transaksi bisnis dan keuangan kamu dalam satu aplikasi hanya di KoinWorks NEO!
