Ketahui 8 Cara Mengatur Stok Bahan Baku Bisnis Rice Box

Dalam berbisnis F&B, seperti rice box, kamu harus tahu cara mengatur stok bahan baku. Sebab, stok atau persediaan merupakan suatu komponen paling penting dalam bisnis rice box, dan tentunya itu akan memberikan kontribusi signifikan pada sejumlah aspek berikut ini:

• Menghindari lost sales dan mendukung penjualan
• Mengefisienkan HPP atau harga pokok penjualan
• Mengoptimalkan cash flow atau penggunaan uang
• Mengidentifikasi waste serta inefiensi produksi
• Mengontrol kedatangan bahan baku hingga penggunaannya

Lewat beragam kontribusi penting tersebut, sudah sepantasnya pelaku bisnis rice box menempatkan perhatiannya dan fokus pada pembenahan sistem persediaan. Jadi, tidak cuma mementingkan upaya untuk memeroleh pelanggan secara kontinu saja.

Nah, apakah kamu telah mengetahui cara-cara untuk mengatur stok bahan baku bisnis rice box? Jika belum, maka sebaiknya ikuti saja artikel ini, karena pembahasannya akan berkutat soal hal tersebut! 

8 Cara Mengatur Stok Bahan Baku Bisnis Rice Box

Apa saja sih, langkah-langkah untuk mengatur persediaan bahan baku usaha rice box? Untuk menjawab pertanyaan ini, langsung saja pada poin-poin berikut:

Menyiapkan Master Data Khusus Bahan Mentah, Kemasan, dan Supplier

Selalu ingatlah prinsip pokok, jika bisnismu tidak memiliki data, maka kamu tidak akan dapat mengontrol dan menganalisa suatu proses. Jadi, setiap bisnis rice box wajib siap data rapi dan lengkap, yang memuat bahan mentah, kemasan, dan supplier.

Data itu memang wajib rapi, setidaknya dalam format tabel excel. Untuk isinya yakni sejumlah data penting yang bisa digunakan dalam operasional harian. Aspek satu ini bisa semakin krusial seiring perkembangan teknologi dan berkembangnya cabang.

Menghitung dan Membangun Gudang atau Fasilitas Penyimpanan Menyesuaikan Kebutuhan Bahan Baku

Bisnis rice box tentu wajib mempunyai fasilitas penyimpanan memadai. Selain itu juga sebaiknya menyesuaikan ukuran bisnis dan perkembangannya. Lalu, kebutuhan bahan baku harian pun wajib dihitung.

Perhitungan tersebut termasuk frekuensi kedatangan atau pembeliannya, serta durasi stok persediaan di dalam ruang penyimpanan. Kedua hal itu bisa memengaruhi perhitungan ukuran ruang atau jumlah rak yang diperlukan.

Mengklasifikasikan Bahan Baku secara Terstruktur

Untuk memudahkan keluar masuknya bahan baku, kamu wajib menempatkan mereka secara terklasifikasi dan terstruktur. Cara mengatur stok bahan baku satu ini sangat berguna untuk menghindari risiko kerusakan atau expired.

Jadi, kamu wajib menciptakan standar klasifikasi mana saja bahan baku untuk disimpan dalam freezer, chiller, atau suhu ruangan normal. Standar ini pun biasa terkait dengan sejumlah struktur kode pada master data yang telah kamu buat.

Melakukan Pengecekan Kualitas dan Kuantitas secara Langsung Ketika Datangnya Bahan Baku

Mengecek kualitas bahan baku biasanya dilakukan dengan menghitung kuantitas kedatangan mereka. Mungkin, ini tidak bisa dilakukan secara menyeluruh. Namun minimal sampling.

Pengecekan kualitas dan kuantitas penting untuk menghindari kendala ketika bahan baku telah diterima. Tidak cuma itu saja, membuat kesepakatan bersama supplier pun penting apabila kamu menemukan bahan baku berkualitas rendah, setelah penerimaan.

Memonitor Order Pembelian (PO / Purchase Order), Penerimaan Barang (GR / Goods Receipt), hingga Pembayaran (Payment)

Terdapat 3 rangkaian aktivitas yang harus kamu awasi dengan baik melalui database terintegrasi. Mulai pembelian, penerimaan barang, hingga pembayaran. Jadi, kamu wajib mengantongi catatan akurat tentang kuantitas pembelian.

Selain itu, kamu pun wajib memiliki catatan proses persetujuan pembelian. Seperti siapa, kapan, dan dimana kamu menerima kedatangan bahan baku dari supplier, termasuk catatan tentang tagihan. Dengan itu, kamu bisa tepat waktu melunasinya.

Proses pembayaran cuma dapat dilakukan saat jumlah pembelian sesuai dengan jumlah penerimaan serta kuantitas yang tersedia dalam tagihan atau invoice dari supplier. Singkat kata, rekonsiliasi ketiga kuantitas itu disebut 3-way-matching.

Memonitor Pergerakan Persediaan atau Inventory Movement Lewat Laporan Persediaan atau Kartu Stok

Masing-masing pengeluaran dan penerimaan bahan baku asal gudang wajib dilakukan pencatatan secara tepat waktu dan akurat. Kamu bisa membuat penomoran rak, lalu kartu stok, serta memonitor sirkulasi bahan baku secara terstruktur dan rapi.

Dengan demikian, segalanya wajib tercatat dengan sempurna, terhitung berapa jumlah atau kuantitasnya, untuk siapa pengeluaran bahan baku, termasuk juga waktu serta otorisasi terkait permintaannya.

Menerapkan FEFO atau First Expired First Out

Ini memang terlihat sederhana, namun sangat krusial untuk menekan risiko bahan baku kadaluarsa. Mengenai artinya sendiri, first expired first out merupakan pengeluaran atau pengiriman suatu bahan baku berdasar tanggal kadaluarsa terdekat.

Untuk melakukan sistem FEFO atau first expired first out ini, kamu harus memenuhi sejumlah syarat. Nah, syarat tersebut sudah pasti berhubungan dengan hal-hal sebelumnya, yakni keharusan memiliki pencatatan serta sistem penyimpanan rapi.

Melakukan Stok Opname atau Perhitungan Persediaan Setiap Penutupan Periode

Supaya mengetahui jumlah kuantitas maupun posisi persediaan dalam penutupan periode, serta penggunaan bahan sebenarnya, sangat direkomendasikan untuk pelaku bisnis rice box supaya menghitung stok opname rutin dalam akhir periode.

Untuk melakukannya yakni setidaknya bulanan, atau mingguan bagi bahan baku primer. Kamu perlu menerapkan proses satu ini supaya kamu bisa membandingkan antara kondisi fisik bahan baku dan catatan data.

Kehilangan bisa terjadi dan hal itu mungkin akan luput dari pengetahuan jika kamu tidak rutin melakukan stok opname. Ini pun penting untuk tahap selanjutnya, supaya tahu seberapa efisien penggunaan suatu bahan baku pada selama proses produksi.

Ayo Disiplin dalam Mengatur Stok Bahan Baku Bisnis Rice Box!

Demikianlah pembahasan seputar cara mengatur stok bahan baku bisnis rice box. Sekarang, kamu jadi tahu semua cara-caranya. Dengan begitu, kamu pun bisa mulai atur stok bahan baku secara disiplin!

Untuk para pelaku usaha kecil dan menengah, online sellers, dan freelancers. Kamu bisa lihat artikel lainnya di KoinWorks untuk dapatkan insight positif bagaimana cara berbisnis!

Nikmati kemudahan transaksi bisnis dan keuangan kamu dalam satu aplikasi hanya di KoinWorks NEO!